01 / Ситуация
Человека нет, а обязательства остались
Сотрудник ушёл на больничный и написал об этом в рабочий чат. В графике он по-прежнему назначен на объект, а клиенту обещана встреча.
Никто не перераспределил задачи: коллеги узнают о них, когда клиент звонит с вопросом, почему никто не пришёл.
02 / Причина
Почему график не знает про больничный
Отсутствие живёт в чате
Сообщение уходит в общий поток и теряется к вечеру. В систему, где стоят задачи и встречи, оно не попадает.
Задачи не перепривязываются
Даже когда об отсутствии знают, назначенные задачи остаются на том же человеке. Переназначение — отдельное действие, которое никто не делает.
Отсутствие работает, когда отмечается в системе: задачи и встречи переходят к другим, а сроки пересчитываются в тот же день.
03 / Подход
Отмечать отсутствие там, где стоят задачи
Одно место для отсутствий
Больничный, отпуск и отгул отмечаются в календаре или графике, а не только в чате. Это видно всем, кто планирует работу.
Передавать задачи в тот же день
У отсутствующего смотрят активные задачи и встречи: что критично — переназначают, что можно — сдвигают.
Предупреждать клиентов
Если встреча под угрозой, клиент узнаёт об этом заранее и с новым вариантом, а не в момент, когда никто не пришёл.
04 / Нюансы
Что учесть
Больничный бывает внезапным
Иногда человек просто не выходит на связь. Нужен порядок: через сколько часов задачу забирает руководитель.
Не всё можно передать
Часть работы требует доступа, которого у коллеги нет. Это выясняется заранее, а не в день срыва.
Возврат к своим задачам
Когда человек вышел, задачи не возвращаются автоматически. Нужно решить, что забрать обратно, а что оставить.
05 / Первый шаг
Один больничный целиком
Возьмём последний случай отсутствия и посмотрим, что происходило с задачами.
- Где отмечается отсутствие и кто это видит.
- Кто переназначает задачи и когда.
- Узнают ли клиенты о переносе заранее.
По итогу заведём порядок: отсутствие отмечается в системе, задачи передаются в тот же день.