01 / Ситуация
Два экрана создают ощущение закрытого месяца
Собственник видит деньги на счёте и просит одну цифру за месяц. Кассовый отчёт считает прибыль как разницу между тем, что пришло на счёт, и тем, что с него ушло. В CRM счёт отмечен оплаченным, стадия сдвинулась. Из двух экранов складывается, что месяц закрыт.
В поступление входит предоплата за работу, которую ещё не сделали. Клиент может остановить стройку или попросить аванс назад, а в отчёте сумма уже выручка. Когда работу всё-таки делают, нового поступления нет, расход есть, и разрыв всплывает там, где месяц раньше выглядел закрытым.
02 / Причина
Оплата и закрытие объёма — разные события
Движение денег
Показывает поступление на счёт и связь платежа с документом.
Выполнение
Подтверждает, какая часть обязательств по договору действительно закрыта.
CRM может хранить оба признака, но оплаченная стадия сама не рассчитывает прибыль. Сначала договариваемся, что считать каждым показателем и откуда брать данные о выполнении и расходах, затем — что войдёт в управленческий отчёт.
03 / Подход
Проследить аванс до выполненной работы
Разобрать поступление
Находим договор, счёт и предоплату. Проверяем, вошла ли она в разницу между пришедшим и ушедшим, которую отчёт называет прибылью.
Сверить исполнение
Сопоставляем оплаченный объём с подтверждённым выполнением. Отдельно смотрим расходы, которые возникнут после получения денег.
Развести показатели
Показываем отдельно поступления, закрытые работы и результат. Проверяем, что переход стадии не подменяет расчёт.
04 / Нюансы
Одна сумма может относиться к разным периодам
Работу сделают позже
В месяце выполнения появляется расход без нового платежа. Нужно видеть его связь с ранее полученным авансом, иначе месяц выглядит хуже, чем он есть.
Отсрочка — зеркальный случай
Тот же кассовый отчёт на отсрочке прочитает уже сделанную работу как убыток: денег на счёте нет. На предоплате он, наоборот, показывает как прибыль работу, которой ещё нет. Закрытый объём в обоих случаях остаётся за кадром.
Счёт полностью оплачен
Стадия счёта говорит только об оплате документа. По сделке с оплаченным счётом не видно, сколько работы по договору ещё осталось.
05 / Первый шаг
Сделка с авансом и месячный отчёт
Остановимся на одной предоплате за ещё не закрытую работу. Сравним, как её показывает касса, сделка и документ выполнения.
- Договор, счёт и поступление денег.
- Подтверждение выполненного объёма либо его отсутствия.
- Отчёт и определение показателя, который читают как прибыль.
По результату определим, какие события необходимо разделить и каких данных не хватает для понятного итога.