01 / Ситуация
Приём выглядит завершённым раньше проверки бухгалтерии
В личном деле есть договор с подписью. Кадровики своё сделали, но в 1С:ЗУП человек ещё не появился либо карточка заполнена не полностью.
Обычно после подписания юрист сообщает бухгалтерии о приёме, а бухгалтерия проверяет данные в зарплатной базе. Если вместо этого смотреть только на статус «подписано», недоделанную часть никто не замечает.
02 / Причина
Документы и данные расчёта проверяются отдельно
До подписи
Проверка юристом, получение оригиналов и подписанный документ о трудовой дисциплине.
После подписи
Уведомление бухгалтерии и подтверждение полноты сведений в зарплатной базе.
Трудовой договор, личная карточка и приказ о приёме должны попасть в зарплатную базу, а не только лежать в деле. Портал не обязательно передаёт документы туда сам — проверяем, как их заносят на самом деле.
03 / Подход
Проследить один оформленный приём
Сверить проверки до подписи
Проверяем прохождение юриста, получение оригиналов и документ о дисциплине. Отделяем эти проверки от появления сотрудника в ЗУП.
Найти передачу бухгалтерии
Устанавливаем, когда и кому сообщили о приёме и какие сведения передали вместе с сообщением.
Подтвердить полноту в базе
Вместе с ответственным сверяем карточку и документы в зарплатной базе. Предлагаем отдельную отметку о том, что бухгалтерия всё проверила.
04 / Нюансы
Наличие записи ещё не означает полноту
Человек найден в ЗУП
Проверяем не только, есть ли карточка, но и хватает ли в ней данных для расчёта.
Уведомление отправлено
Сообщение юриста запускает проверку бухгалтерии, но ещё не говорит о её результате. Нужно видеть, что проверка действительно сделана.
Документы хранятся в разных местах
Сверяем договор, личную карточку и приказ по одному приёму. Не считаем комплект полным лишь по одному подписанному файлу.
05 / Первый шаг
Подписанный договор и карточка ЗУП
Выберем приём, по которому бухгалтерия не может продолжить работу. Проверим, на каком шаге остановилось оформление и что дошло до зарплатной базы.
- Документы приёма и результаты проверок.
- Сообщение бухгалтерии после подписи.
- Карточка сотрудника и перечень недостающих данных.
Согласуем проверку после подписания и того, кто подтверждает, что данных в ЗУП достаточно.