01 / Ситуация
Каждый договор — копия предыдущего с правками
Шаблон договора лежит в общей папке, но все берут последний отправленный файл: там уже «всё заполнено». Остаётся поменять шапку, реквизиты, предмет, сумму и сроки. На это уходит заметное время, и при любом отвлечении появляются ошибки.
Счёт делают в 1С, акт — в 1С или снова в текстовом редакторе, коммерческое предложение — в своём файле. Одна и та же сумма вводится три-четыре раза, и в какой-то момент в двух документах она разная.
02 / Причина
Документ живёт отдельно от сделки
Нет связи между полями и шаблоном
В карточке компании есть ИНН, адрес и директор, в сделке — товары и сумма. Но шаблон документа про это не знает: это просто файл, в который всё вписывают заново.
Нет единого источника суммы
Сумма в сделке, в счёте и в договоре формируется в разных местах разными людьми. Пока они совпадают — совпадение случайное; когда скидка появляется после выставления счёта, расхождение почти неизбежно.
Шаблон в текстовом редакторе сам по себе не плох. Плохо то, что он не берёт данные из карточки, и каждый документ требует ручного переноса — а значит, отдельной проверки, на которую обычно нет времени.
03 / Подход
Формируем документ из сделки: менеджер проверяет, а не набирает
Сопоставить шаблон с полями CRM
Берём действующий договор, счёт, акт и КП. Отмечаем в них, откуда берётся каждое значение: реквизиты компании, подписант, товары и суммы из сделки, сроки, номер документа. Проверяем, какие из этих данных есть в карточке, а каких не хватает.
Согласовать, как формируется документ
Проверяем, как документ создаётся из сделки по шаблону, как нумеруется, где сохраняется и как уходит — письмом, в ЭДО или на подпись. Цель — чтобы менеджер открывал готовый файл и читал его, а не вводил данные.
Разобрать связь с 1С, где это нужно
Счёт чаще формируют в 1С и передают в сделку, акт — наоборот. Какой документ где создаётся, согласуем с бухгалтерией, чтобы не было двух версий одного счёта. О расхождении сумм подробнее в разборе про счёт и сделку с разной ценой.
04 / Нюансы
Что всплывает на первых документах
Реквизиты в карточке неполные
Шаблон выявляет, что у половины компаний в CRM нет юридического адреса или подписанта. Это нормально: заполняем по ходу, а для новых клиентов делаем поля обязательными перед договором.
Несколько юрлиц продавца
Если договоры заключаются от разных компаний группы, шаблон должен брать реквизиты продавца из сделки, а не из фиксированной шапки. Иначе акт уходит от не той компании — такой случай разобран отдельно.
Нестандартные договоры
Крупный клиент присылает свой договор — его шаблоном не сформируешь. Такие случаи остаются ручными, но их единицы, и они хранятся в той же карточке.
05 / Первый шаг
Один договор и один акт в том виде, в котором они уходят клиенту
Разметим их полями CRM и посмотрим, каких данных не хватает в карточке. Это покажет объём подготовки до того, как настраивать формирование.
- Действующие шаблоны договора, акта, счёта и КП.
- Пример ошибки, которая дошла до подписания.
- Сколько юрлиц у продавца и от кого уходят документы.
По итогу согласуем набор шаблонов и порядок их формирования и отправки.