01 / Ситуация
Сделали больше, чем подписали
На объекте вскрылось, что часть работ в смете не учтена: другой материал, дополнительный слой, ещё одна точка. Прораб говорит «надо сделать» — и делает.
Когда доходит до акта, выясняется, что документ подписан на прежний объём. Дополнительные работы либо не оплачивают, либо спорят о них месяцами.
02 / Причина
Почему допсоглашение не появляется
Изменение идёт через разговор
Прораб, заказчик и снабженец договариваются между собой. В системе и в договоре этого изменения нет.
Оформлять «потом»
Документ готовят в конце объекта, когда всё уже сделано. Собрать подписи по факту сложно, а иногда уже невозможно.
Изменение объёма работает, когда превращается в допсоглашение до начала работ: состав, объём, сумма и подпись сторон.
03 / Подход
Согласование до работ, а не после
Фиксировать изменение на объекте
Кто обнаружил, что нужно больше: состав работ и причина. Это запись в карточке объекта, а не сообщение в чате.
Считать и согласовывать
Стоимость и срок по изменению уходят заказчику до начала работ. Согласие — письменно, а не «он не против».
Обновлять смету и акт
Допсоглашение меняет смету, и в акт попадает уже новый объём. Тогда сумма к оплате совпадает с тем, что сделано.
04 / Нюансы
Что учесть
Работы нельзя остановить
Иногда простой дороже согласования: объект нельзя оставить открытым. Тогда изменение фиксируют хотя бы письмом с подтверждением.
Мелкие изменения
Десяток мелочей по отдельности не оформляют, а в сумме они дают заметную разницу. Порог, после которого нужно допсоглашение, задают заранее.
Допсоглашение и заказчик
Крупный заказчик согласует изменения неделями. Если не начать процедуру сразу, работа встанет — и это тоже нужно планировать.
05 / Первый шаг
Один объект и одно изменение
Возьмём объект, где объём менялся, и посмотрим, как это оформлялось.
- Как фиксируется изменение на объекте.
- Кто согласует сумму и на каком основании.
- Совпадает ли акт с фактическим объёмом работ.
По итогу заведём порядок: изменение фиксируется в карточке и уходит на согласование до начала работ.