01 / Ситуация
Скан приходит, в сделке его нет
Доверенность на получение товара оформляют на бумаге и подписывают от руки. Скан уходит менеджеру в мессенджер, иногда — письмом. Дальше он живёт в переписке.
В карточке компании и в сделке доверенности нет. Кто и на что уполномочен, видно только из файла, который ещё надо найти — и не факт, что он последний.
02 / Причина
Доверенность не связана ни со сделкой, ни с контрагентом
Бумага у клиента, копия у менеджера
Две версии одного документа, и обе не привязаны к сделке. Какой из них верить — вопрос привычки, а не правила.
У доверенности есть срок и полномочия
Дата окончания и перечень действий в скане не читаются автоматически. Проверяет человек — или не проверяет.
Машиночитаемая доверенность заменяет скан: подпись проверяется электронно, срок и полномочия видны в карточке, а отгрузка сверяется с ними, а не с памятью менеджера.
03 / Подход
Доверенность как запись, а не файл в чате
Определить, где она нужна
Отгрузка, вывоз, подписание акта. Для каждой ситуации — свой набор полномочий, а не одна общая бумага на всё.
Хранить рядом с контрагентом
Доверенность лежит в карточке компании, а срок и полномочия — отдельными полями. Тогда их видно, не открывая файл.
Проверять перед отгрузкой
Сверяются получатель, срок и полномочия. Просроченная доверенность не проходит дальше, и это видно до выезда машины.
04 / Нюансы
Что учесть
У контрагента несколько доверенных лиц
Тогда доверенности разные, и в сделке нужно указывать, кто именно забирает. Иначе на складе снова звонят менеджеру.
Доверенность на другую компанию
Частая ошибка в группе компаний: получатель в доверенности и в сделке — разные юрлица. Проверка должна ловить это до отгрузки.
Бумажный экземпляр всё равно просят
Даже при электронной доверенности склад иногда требует бумагу. Это отдельный регламент, а не замена учёта.
05 / Первый шаг
Одна отгрузка до конца
Возьмём последнюю отгрузку и пройдём по ней: кто получал, на основании чего и где лежит подтверждение.
- Кто сейчас проверяет доверенность перед выездом.
- Где хранятся сканы и как их находят, когда менеджер в отпуске.
- Были ли случаи отгрузки по просроченной доверенности.
По итогу решим, заводим машиночитаемую доверенность или ограничиваемся карточкой с полями и файлом.