01 / Ситуация
Посчитали, но не обновили
Инвентаризацию проводят раз в квартал: обходят склад, считают, записывают. Дальше — таблица, которая уходит бухгалтеру и живёт отдельно от системы.
В Битрикс24 и в 1С остатки остались прежними. Кладовщик видит одно, бухгалтер другое, а менеджер продаёт то, чего физически нет.
02 / Причина
Пересчёт не доходит до системы
Считают по бумаге, вводят потом
Между пересчётом и вводом проходит время. Часть позиций теряется по дороге, а часть вводят с чужих слов.
Расхождение не оформляют
Недостача и излишек остаются цифрами в таблице, а не движением по складу. Система о них не знает.
Инвентаризация работает, когда пересчёт сразу становится документом: недостача списывается, излишек принимается, остатки обновляются.
03 / Подход
Сделать пересчёт документом
Считать в системе, а не на бумаге
Обходной лист и отметки — в портале или в 1С, сразу по позициям. Тогда таблица не нужна как посредник.
Оформлять расхождения
Недостача и излишек — отдельные документы с причиной и ответственным. Иначе цифры расходятся молча.
Обновлять остатки и закрывать период
После пересчёта остатки в системе совпадают с полкой. Это и есть результат, остальное — подготовка.
04 / Нюансы
Что учесть
Пересчёт останавливает отгрузки
Пока идёт инвентаризация, склад закрыт для отгрузок. Это планируют заранее, иначе пересчёт сделают «между делами» и бросят.
Кто отвечает за недостачу
Без материально ответственного расхождение превращается в общую фразу «где-то потеряли».
Частота пересчёта
Раз в квартал по всему складу — долго и дорого. Точечный пересчёт по группам даёт больше пользы и меньше остановок.
05 / Первый шаг
Одна группа товаров
Возьмём одну группу и пересчитаем её: сравним факт с остатками в системе.
- Как сейчас проходит инвентаризация и кто её проводит.
- Куда попадают расхождения и оформляются ли документом.
- Сколько времени остатки живут с ошибкой.
По итогу согласуем порядок пересчёта, оформление расхождений и обновление остатков.