01 / Ситуация
Заявка приходит письмом
Страница сделана на конструкторе, форма настроена на отправку письма. Обращения приходят в общий ящик, иногда на личную почту менеджера.
Дальше всё вручную: письмо нужно заметить, перенести в карточку или хотя бы ответить на него. Часть заявок остаётся без ответа, а Часть заявок остаётся без ответа, а общей цифры нет: письма приходится пересчитывать вручную, и картина всё равно неполная.
02 / Причина
Почему форма осталась в стороне
Конструктор и портал живут отдельно
Страницу делали в одном сервисе, портал настраивали в другом. Связь между ними не настроили, потому что задача казалась второстепенной.
Письмо не становится обращением
У письма нет владельца, статуса и срока ответа. Никто не обязан его заметить, и никто не отвечает за то, что оно потеряется.
Сходится, когда форма создаёт запись в портале: с источником, ответственным и сроком первого ответа, а письмо остаётся только уведомлением.
03 / Подход
Форма создаёт заявку, а не письмо
Подключить форму к порталу
Отправка формы создаёт в CRM лид — нового потенциального клиента с источником и ответственным. Данные попадают в поля, а не в текст письма.
Передавать источник
Вместе с заявкой уходит метка канала и страницы. Без этого реклама и лендинг остаются без обратной связи.
Назначить ответственного и срок
У новой заявки сразу есть владелец и срок первого ответа. Если ответа нет, обращение подсвечивается и уходит руководителю.
04 / Нюансы
Что учесть
Письмо-уведомление оставить можно
Письмо удобно как сигнал, но оно не заменяет запись в портале. Иначе заявка снова живёт в ящике.
Конструктор должен уметь передавать данные
Не каждый сервис умеет отправлять данные в CRM напрямую. Тогда помогает вебхук или промежуточная форма портала — это решается до запуска.
Старые заявки из почты
Обращения, которые уже пришли письмами, стоит занести вручную, иначе статистика начнётся с нуля и канал будет выглядеть хуже, чем есть.
05 / Первый шаг
Одна форма и один ящик
Возьмём форму с лендинга и посмотрим, что происходит с заявкой после отправки.
- Куда сейчас приходит заявка и кто её видит.
- Есть ли у неё статус и срок ответа.
- Передаётся ли источник и страница.
По итогу форма будет создавать заявку в портале, а письмо останется уведомлением.