01 / Ситуация
Работа с чужого аккаунта
Новый сотрудник приходит, а свободных мест нет. Чтобы не останавливать работу, он заходит под логином коллеги или уволенного.
Действия смешиваются: задачи, звонки и сделки подписаны чужим именем. Разобраться, кто что сделал, невозможно.
02 / Причина
Почему мест не хватает внезапно
Никто не считает активных
Уволенные остаются активными, потому что деактивацию не делает никто. Места занимают те, кто уже не работает.
Лицензию берут по факту
Закупка идёт после проблемы, а не заранее. Между этими моментами — неделя работы с чужого аккаунта.
Места планируются, когда есть список активных пользователей и правило деактивации при увольнении.
03 / Подход
Считать места и освобождать их
Разобрать активных
Кто работает, кто уволился, кто заходит раз в год. Список обычно короче, чем кажется.
Деактивировать в день ухода
Деактивация освобождает место и закрывает доступ. Это часть процедуры увольнения, а не отдельная задача.
Планировать закупку заранее
При найме место добавляется до выхода сотрудника. Стоимость месяца лицензии меньше недели работы под чужим логином.
04 / Нюансы
Что учесть
Деактивация и история
Деактивированный сотрудник остаётся в истории сделок. Это правильно: записи не должны исчезать вместе с человеком.
Внешние пользователи
Клиенты и подрядчики в экстранете занимают места иначе. Это стоит проверить до закупки.
Тариф и функции
Иногда дело не в количестве мест, а в тарифе: нужная функция есть только на следующем уровне.
05 / Первый шаг
Список активных
Возьмём список активных пользователей и отметим, кто из них реально работает.
- Сколько мест занято и сколько реально нужно.
- Есть ли уволенные с активным доступом.
- Кто принимает решение о закупке лицензий.
По итогу согласуем правило деактивации и порядок планирования мест.