01 / Ситуация
МЧД есть, а в карточке пусто
Доверенность выпустили в сервисе электронной подписи. Она действует, полномочия в ней указаны, срок не истёк.
Но в сделке о ней ничего нет. Менеджер не знает, что доверенность уже выпущена, и отправляет привычный запрос на бумагу.
02 / Причина
Почему доверенность не находят
Два хранилища вместо одного
МЧД живёт в сервисе подписи, а сделка — в портале. Связи между ними нет, искать вручную никто не станет.
В карточке нет полей доверенности
Даже когда файл прикрепили, срок и полномочия не вынесены в поля. Проверить их можно только открыв документ.
Доверенность работает, когда её реквизиты и файл лежат в карточке контрагента, а в сделке видно, кто получает груз по этой доверенности.
03 / Подход
Положить доверенность туда, где работают
Хранить рядом с контрагентом
Файл МЧД и её реквизиты — в карточке компании. Тогда доверенность находится за секунды, а не по памяти.
Вынести срок и полномочия в поля
Отдельные поля вместо пересказа в комментарии: до какой даты действует, кому выдана, на что уполномочен.
Указывать доверенность в отгрузке
В сделке видно, по какой доверенности получают груз. Это закрывает вопрос «а он вообще может забирать?».
04 / Нюансы
Что учесть
Срок нужно проверять, а не помнить
МЧД заканчивается молча. Если срок не выведен в поле, отгрузку по просроченной доверенности заметят уже после выезда.
Один контрагент — несколько МЧД
Несколько доверенных лиц и разные склады. Нужно понимать, какая доверенность относится к какой отгрузке.
Отзыв доверенности
Доверенность могут отозвать. Признак «отозвана» в карточке важнее, чем сам файл: он останавливает отгрузку раньше, чем её начнут.
05 / Первый шаг
Один контрагент и его доверенности
Возьмём контрагента с несколькими получателями и посмотрим, где сейчас лежат его доверенности.
- Кто выпускает МЧД и где она хранится.
- Видит ли менеджер доверенность в момент отгрузки.
- Как проверяется срок и отзыв.
По итогу добавим поля и файл в карточку контрагента и свяжем их со сделкой.