01 / Ситуация
Три суммы за один месяц
Отдел продаж показывает одну сумму, бухгалтерия другую, склад третью. Каждая цифра собрана честно, просто по своему правилу.
Разговор на планёрке начинается с выяснения, чей отчёт верный, и на работу времени не остаётся.
02 / Причина
Почему цифры расходятся
Разные даты
Сделка создана в конце месяца, оплата пришла в начале следующего. В одном отчёте она есть, в другом нет.
Разные системы
Портал и учёт хранят свои события. Пока не задано, какое из них главное, каждая система считает по-своему.
Методика — это одно предложение: что считается продажей, на какую дату и из какой системы. Дальше все отчёты строятся по нему.
03 / Подход
Зафиксировать одно правило
Определить событие
Продажа — это оплата, отгрузка или подписанный акт. Выбирается одно событие для всех.
Определить дату
Дата события, а не создания записи. Иначе месяц будет закрываться дважды.
Записать и раздать
Правило фиксируется в регламенте и используется в отчётах. Новый сотрудник получает его вместе с доступами.
04 / Нюансы
Что учесть
Разные валюты и юрлица
Если продажи идут через две компании, правило должно говорить, как считать их вместе.
Возвраты и корректировки
Методика описывает не только продажи, но и то, что их уменьшает.
Методику меняют осознанно
Если правило меняется по ходу месяца, отчёты за прошлые периоды перестают быть сравнимыми.
05 / Первый шаг
Один закрытый месяц
Возьмём прошлый месяц и попросим каждую службу назвать свою сумму и правило, по которому она получена.
- Какие события считаются продажей в каждом отчёте.
- Какие даты используются.
- Из какой системы берутся цифры.
По итогу зафиксируем одно правило и приведём отчёты к нему.