01 / Ситуация
Доступ «чтобы не мешало»
Новому сотруднику открывают портал целиком: так быстрее, чем разбираться, что ему нужно. Через год у половины команды доступ ко всем воронкам, документам и зарплатным данным.
Никто не может сказать, кто и что видел. Если информация ушла наружу, разбираться придётся по догадкам, а не по фактам.
02 / Причина
Почему права оказались шире
Права выдавали под задачу момента
Нужно было быстро ввести человека в работу, поэтому открыли всё. Через месяц никто не пришёл пересматривать доступ.
Роль не описана
Пока не сказано, что менеджеру по продажам нужно и чего не нужно, каждый спор решается в пользу «пусть видит».
Сходится, когда права выдаются по роли, а не по просьбе, и когда видно, кто и что открывал.
03 / Подход
Роли, а не исключения
Сначала список ролей
Собираем не названия должностей, а наборы задач: менеджер видит свои сделки, руководитель — сделки отдела, кладовщик — только склад.
Потом права на роль
Для каждой роли описываем, что она видит: свои сделки или все, документы отдела или все. Настройка идёт на роль — новичок получает нужные права сразу, без заявки.
Отдельно то, что закрыто
Зарплаты, кадровые документы и чужие сделки закрываются правилом, а не обещанием. Право на массовую выгрузку выдаётся точечно.
04 / Нюансы
Что учесть
Узкие права — не недоверие
Ограничение объясняется просто: у каждого своя работа, лишние данные в ней мешают. Это стоит проговорить команде до запуска, а не после.
Уволенный не должен остаться
Доступ закрывается в день увольнения, а не «когда дойдут руки». Иначе права остаются у человека, который уже не работает.
История действий вместе с запретами
Ограничения снижают риск, но не отменяют вопрос «кто смотрел». Журнал действий и порядок выдачи прав нужны вместе.
05 / Первый шаг
Один отдел и одна роль
Возьмём отдел, где больше всего чужих данных, и посмотрим, кто что видит.
- Кто какие роли занимает и какие задачи решает.
- Что сейчас видно каждому — по факту, а не по инструкции.
- Кто выдаёт доступы и когда их пересматривают.
По итогу опишем роли и настроим права на них, а не на отдельных людей.