01 / Ситуация
Подписали, не пересчитав
Машина приходит, водитель ждёт, склад загружен. Накладную подписывают по количеству коробок, а не по позициям внутри.
Через месяц при сверке выясняется, что часть товара не пришла. Предъявить нечего: документ подписан без замечаний, и по бумагам всё сошлось.
02 / Причина
Почему недостачу не замечают
Считают коробки, а не позиции
Количество мест совпало, а внутри не хватает. Проверка по позициям занимает время, которого в момент разгрузки нет.
Расхождение не оформляют
Если товара меньше, в накладной это не отмечено. Значит, по документам всё в порядке, и претензию предъявить не к чему.
Приёмка работает, когда расхождение фиксируется на месте: количество по позициям, акт о недостаче и фото — пока водитель не уехал.
03 / Подход
Проверять по позициям и фиксировать расхождения
Принимать по позициям
Список позиций с количеством — на экране, отметки ставятся по ходу разгрузки. Не по количеству коробок.
Оформлять недостачу на месте
Акт, фото, подпись водителя. Пока машина не уехала, это спор о поставке. После — уже ваша проблема.
Обновлять остатки после приёмки
Пока товар не принят, он не продаётся. Иначе менеджер обещает клиенту то, что не приехало.
04 / Нюансы
Что учесть
Приёмка тормозит разгрузку
Полная проверка занимает время. Для крупных поставок её планируют отдельно, а не «между делом».
Пересорт вместо недостачи
Привезли не то, что заказывали. Это тоже фиксируется на месте, иначе обменять товар не получится.
Возврат и брак
Бой и брак оформляются отдельно от недостачи: у них другие документы и другие сроки предъявления.
05 / Первый шаг
Одна поставка
Возьмём последнюю поставку: как её принимали, кто подписывал и совпало ли количество по позициям.
- Кто принимает товар и по какому документу.
- Что делают, если количество не совпало.
- Сколько времени проходит до первой сверки с поставщиком.
По итогу согласуем порядок приёмки, фиксацию расхождений и обновление остатков.