01 / Ситуация
«Последний файл» у каждого свой
Менеджер выгрузил предложение, переставил поля и уточнил характеристики в таблице. Следующая правка стала новым файлом. Клиент ответил на одно из писем, а в сделке уже лежит более поздний вариант.
Теперь непонятно, какой состав согласован. Дата загрузки файла помогает найти свежую правку, но сама по себе не доказывает, что именно её видел и подтвердил клиент.
02 / Причина
Сохранять документ, а не только его номер
Помогает, когда предложение получает номер и версию, а новая редакция не затирает прежнюю. Так можно открыть конкретный состав и сопоставить его с отправкой. Не на каждом портале это работает без настройки сборки документов.
Номер объединяет историю
Показывает, к какому предложению относятся изменения и переписка.
Версия фиксирует содержание
Сохраняет состав и условия, которые отправили на определённом шаге.
Если документ всё равно доделывают вне портала, выясняем причину: порядок полей, недостающие характеристики или неудобный шаблон. Иначе новая форма не уберёт параллельные таблицы.
03 / Подход
Восстановить путь одного подтверждения
Найти отправку и ответ
Берём письмо или диалог с подтверждением и устанавливаем, какой файл получил клиент. Не подменяем его текущим документом из сделки.
Сопоставить редакции
Сравниваем позиции, цены, характеристики и приложение. Определяем, что меняли в портале, а что — уже после выгрузки.
Договориться о порядке версий
Определяем, как сохранять прежние редакции, отмечать отправленную и фиксировать ответ на неё. Отдельно задаём состав приложения и проверку его данных.
04 / Нюансы
Почему менеджеры уходят править КП в таблицы
Техническое приложение собирается по артикулам
Чаще всего КП выгружают в таблицу потому, что к нему нужно приложить характеристики оборудования. Когда сборку переводят внутрь Битрикс24, приложение формируется автоматически по артикулам товаров из конкретной версии КП.
Дубли артикулов в каталоге
Если в товарном каталоге одному артикулу соответствуют две разные позиции, автосборка подставит в приложение чужие характеристики. Поэтому перед запуском шаблона проверяем уникальность артикулов.
Незаполненные свойства товара
Если в карточке товара в каталоге не заполнены характеристики, менеджеру всё равно придётся открывать файл и дописывать их руками — плодя новые версии вне CRM.
05 / Первый шаг
Две версии
и один ответ клиента
Начнём с предложения, которое менеджер дорабатывает в таблице. Важно понять не только различия файлов, но и зачем их приходится править вручную.
- Отправленный клиенту файл и вариант, который сейчас считают актуальным.
- Ответ клиента с указанием, что он подтвердил.
- Приложение с характеристиками и источник его артикулов.
После разбора согласуем правила версий и требования к сборке. Состав работ и стоимость определим до разработки.