01 / Ситуация
Файл один, версий три
Договор хранится в папке и пересылается по почте. Правки вносят в скачанный файл, имя не меняют.
В переписке три вложения с одинаковым названием. Какое актуально, знает только тот, кто правил последним.
02 / Причина
Почему версии расходятся
Версия живёт в имени файла
Если в названии нет даты и номера, отличить файлы можно только по времени отправки.
Правки не фиксируются
Кто и что изменил, не видно. В карточке лежит один файл, а история правок — вне её.
Документ в карточке с версиями и статусом решает проблему: видно, какая версия текущая, кто её менял и что ушло клиенту.
03 / Подход
Хранить версии, а не файлы
Завести документ в карточке
У документа есть место: сделка, контрагент, проект. Ссылка одна, а не три вложения в переписке.
Нумеровать версии
Каждое изменение — новая версия с датой и автором. Текущая помечена явно.
Фиксировать, что ушло клиенту
При отправке отмечается версия. Тогда спор «мы подписывали другое» решается за минуту.
04 / Нюансы
Что учесть
Согласование меняет версию
Каждый круг правок — новая версия. Иначе не понять, на каком этапе что изменилось.
Скан и оригинал
Подписанный скан — отдельный файл, а не «та же версия». Он привязывается к той версии, которую подписывали.
Старые версии не удаляют
Удаление версии — это потеря истории. Скрыть из выдачи можно, стирать нельзя.
05 / Первый шаг
Один договор целиком
Возьмём договор, который правили несколько раз, и посмотрим, где лежат его версии.
- Как сейчас называют файлы при правках.
- Где хранится актуальная версия.
- Как отмечается, что отправлено клиенту.
По итогу согласуем хранение версий и статус документа.