01 / Ситуация
Два менеджера на одно время, клиент не предупреждён
Встречи ставят в личных календарях: кто-то в Битрикс24, кто-то в телефоне. Занятость соседа не видна, поэтому два сотрудника могут назначить разговор на одно и то же время — и оба приехать.
Клиенту время говорят по телефону. Напоминание не уходит ни ему, ни менеджеру. По итогам встречи в сделке ничего не меняется: договорённости остаются в блокноте, а стадия — прежней.
02 / Причина
Встреча живёт отдельно от клиента
Событие без привязки
Встречу создают прямо в календаре и не связывают с контактом или сделкой. В карточке клиента её просто нет, а вместе с ней нет и напоминания.
Занятость не проверяется
Календарь показывает время сотрудника, но не отвечает на вопрос «свободен ли этот человек и эта переговорная». Двойная запись обнаруживается в момент встречи.
Встреча — это дело в карточке клиента, а не только запись в календаре. У дела есть ответственный, привязка к сделке, напоминание и результат, который видно всей команде.
03 / Подход
Создавать встречу из карточки и закрывать её итогом
Встреча как дело в сделке
Настраиваем создание встречи из карточки: она сразу привязана к клиенту и сделке, попадает в календарь участников и в историю. Отдельно ставить событие в календаре больше не нужно.
Напоминания и проверка занятости
Включаем напоминание за день и за час — сотруднику и клиенту. Перед назначением проверяем занятость участников и переговорных, чтобы не поставить двоих на одно время.
Итог встречи и следующий шаг
После встречи менеджер фиксирует результат и ставит следующее действие. Сделка не остаётся «в работе» без движения, а руководитель видит, сколько встреч реально состоялось.
04 / Нюансы
Что ломается чаще всего
Встреча и дело — не одно и то же
Встреча с клиентом отличается от задачи «съездить на объект»: у неё есть время, участники и результат. Если всё сводить к задачам, занятость снова никто не увидит.
Часовой пояс и внешние календари
При синхронизации с почтой и внешним календарём время может сдвигаться. Это проверяют на одном тестовом сотруднике до включения на всю команду.
Отмена — тоже событие
Если клиент перенёс или отменил встречу, это должно отражаться в карточке. Иначе в отчёте останутся встречи, которых не было.
05 / Первый шаг
Одна неделя встреч
Возьмём последнюю неделю и сверим календари сотрудников с карточками сделок. Обычно сразу видно, сколько встреч не оставило следа в CRM.
- Где сейчас ставят встречи: в календаре портала, в телефоне или в почте.
- Кто должен получать напоминание, кроме менеджера.
- Какие итоги встречи важно фиксировать: договорённость, следующий шаг, сумма.
По итогу настроим создание встречи из карточки, напоминания и фиксацию результата.