01 / Ситуация
Привычный документ
не подходит каждому договору
Работа выполнена, менеджер открывает знакомый бланк акта. Но внутри группы клиент закреплён за другой компанией. Общий файл позволяет подготовить документ, не уточнив эту принадлежность.
Когда связь в сделке не указана, остаётся общий вариант. Реквизиты, набранные по памяти, отражают компанию, которую вспомнил сотрудник, а не выбранную в карточке.
02 / Граница настройки
Выбрать бланк и заполнить поля —
разные проверки
Принадлежность сделки
Определяет, какой типовой акт нужен для этой компании группы. Без неё выбор шаблона лишён основания.
Карточка компании
Служит источником адреса, названия и остальных реквизитов, которые поступают в сделку.
Правильный внешний вид бланка не подтверждает правильность подставленных полей. Проверяем и правило выбора, и источник каждого значимого реквизита.
03 / Подход
Пройти от договора к готовому акту
Установить нужное юрлицо
Сравниваем договор, компанию клиента и принадлежность сделки. Находим место, где связь не указали или выбрали неверно.
Проследить подстановку
Открываем карточку компании и сверяем название, адрес и другие поля с тем, что оказалось в акте.
Проверить выбор шаблона
Согласуем соответствие компаний и типовых актов. На этой сделке проверяем подготовленный документ до отправки.
04 / Нюансы
Ручная правка скрывает источник ошибки
Принадлежность не записана
Наличие клиента в CRM ещё не означает, что на сделке указана нужная компания группы. Этот пробел нужно разобрать до формирования акта.
Реквизиты вспомнили по памяти
Исправленный вручную файл не меняет источник данных в карточке. Следующий акт может снова получить прежние значения.
Документ уже отправлен
Настройка выбора бланка касается последующей подготовки. Уже полученный клиентом акт нужно отдельно сопоставить с договором и определить порядок его исправления.
05 / Первый шаг
Договор и акт
по одной работе
Возьмём акт, который ушёл от другой компании группы. Сравним его с договором и данными сделки, не ограничиваясь названием файла.
- Договор с нужным юрлицом.
- Принадлежность сделки и карточка компании.
- Использованный бланк и отправленный акт.
Согласуем правило выбора шаблона и проверку реквизитов перед следующей отправкой.