01 / Ситуация
Сотрудник повторяет сведения,
которые уже есть в сделке
Акт сформирован, но работа с ним продолжается в другом кабинете. Сотрудник скачивает файл, прикладывает его к исходящему документу, находит контрагента по ИНН и вручную пишет номер, дату и комментарий.
При таком маршруте каждый документ ещё и подписывают отдельно. Разбор начинаем с повторяемых действий: какие сведения уже готовы и на каком шаге их приходится вводить снова.
02 / Граница решения
Передача реквизитов
не отменяет отдельную подпись
Подготовка документа
Включает файл, получателя, номер, дату, комментарий и корректный тип исходящего документа.
Подписание пакета
В описанном процессе выполняется в отведённые дни. До этого созданный акт ещё не доступен клиенту.
Проверяем доступный способ передачи в установленной связке. Отдельно согласуем, по какому признаку сотрудник отличит готовый к подписи документ от действительно отправленного.
03 / Подход
Проследить одну реализацию до ЭДО
Сравнить исходные данные
Сверяем акт в сделке с созданным документом ЭДО: файл, контрагента, номер, дату и комментарий.
Выделить повторный ввод
Записываем, что сотрудник переносит руками и где выбирает тип. Проверяем, какие сведения может передать действующая интеграция.
Проверить завершение маршрута
Находим момент появления ссылки и отдельно момент подписи пакета. Согласуем контроль документов, которые между ними ещё ждут действия.
04 / Нюансы
Ошибка может быть не в самом файле
Вместо реализации выбрали счёт
В исходном процессе тип документа уже путали при ручной сборке. Корректное вложение не компенсирует неверный тип исходящего документа.
Признак ЭДО хранится на компании
Проверку этого признака связываем с подготовкой документа, но не считаем проверкой реквизитов. Получателя требуется сверить отдельно.
Ссылка появилась сегодня
Это не обещает подпись сегодня: пакет подписывают по своему расписанию. Для статуса в CRM важно не смешать эти события.
05 / Первый шаг
Реализация на стадии подписания
Откроем акт, который уже создан в сделке и повторно собран в кабинете ЭДО. Сравним обе записи и текущее состояние подписи.
- Акт и исходные реквизиты сделки.
- Документ ЭДО со ссылкой из карточки.
- Порядок и дни подписания пакетов.
Определим, какой повторный ввод можно исключить, и отдельно согласуем контроль подписи и отправки.