01 / Ситуация
Два экрана создают ощущение закрытого месяца
Собственнику нужна одна цифра за месяц. В кассовом отчёте видны полученные деньги, в CRM счёт отмечен оплаченным и сделка перешла дальше. Вместе эти признаки выглядят как заработанный результат.
В поступление входит предоплата за будущую работу. Если распоряжаться ею как свободной прибылью, обязательство перед клиентом никуда не исчезнет. Позже появятся расходы на выполнение, но нового поступления по уже оплаченному объёму может не быть.
02 / Граница решения
Оплата и закрытие объёма — разные события
Движение денег
Показывает поступление на счёт и связь платежа с документом.
Выполнение
Подтверждает, какая часть обязательств по договору действительно закрыта.
CRM может хранить оба признака, но оплаченная стадия сама не рассчитывает прибыль. Сначала согласуем определения показателей и источники выполнения и расходов, затем — состав управленческого отчёта.
03 / Подход
Проследить аванс до выполненной работы
Разобрать поступление
Находим договор, счёт и предоплату. Проверяем, что именно кассовый отчёт включил в итог месяца и как назвал эту сумму.
Сверить исполнение
Сопоставляем оплаченный объём с подтверждённым выполнением. Отдельно смотрим расходы, которые возникнут после получения денег.
Развести показатели
Согласуем отдельное отражение поступлений, закрытых работ и результата. Проверяем, что переход стадии не подменяет основание расчёта.
04 / Нюансы
Одна сумма может относиться к разным периодам
Работу сделают позже
В месяце выполнения могут появиться расходы без нового платежа. Это не означает, что исполнение прошло без доходного основания: нужно видеть связь с ранее полученным авансом.
Счёт полностью оплачен
Статус отвечает на вопрос об оплате документа, а не о готовности всего объёма по договору.
Показателю дали общее название
Не называем поступление прибылью только потому, что цифра удобна для первого экрана. Смысл и состав итогов должны быть понятны пользователю отчёта.
05 / Первый шаг
Сделка с авансом и месячный отчёт
Возьмём предоплату за ещё не закрытую работу. Сравним, как её показывает касса, сделка и документ выполнения.
- Договор, счёт и поступление денег.
- Подтверждение выполненного объёма либо его отсутствия.
- Отчёт и определение показателя, который читают как прибыль.
По результату определим, какие события необходимо разделить и каких данных не хватает для осмысленного итога.