01 / Ситуация
Приём выглядит завершённым раньше проверки бухгалтерии
В личном деле есть договор с подписью. Сотрудник оформлен в кадровом маршруте, но начисление по этому делу выполнить нельзя: в 1С:ЗУП человек ещё не появился либо карточка заполнена не полностью.
В рассматриваемом порядке после подписания юрист сообщает бухгалтерии о приёме. Бухгалтерия проверяет полноту данных в зарплатной базе. Если эту передачу заменить общим статусом «подписано», незавершённая часть процесса становится незаметной.
02 / Граница решения
Документы и данные расчёта проверяются отдельно
До подписи
Проверка юристом, получение оригиналов и подписанный документ о трудовой дисциплине.
После подписи
Уведомление бухгалтерии и подтверждение полноты сведений в зарплатной базе.
Трудовой договор, личная карточка и приказ о приёме должны быть учтены в зарплатном контуре, а не только лежать в деле. Само наличие портала не доказывает автоматическую передачу всех документов: проверяем действующий способ занесения.
03 / Подход
Проследить один оформленный приём
Сверить основания подписи
Проверяем прохождение юриста, получение оригиналов и документ о дисциплине. Отделяем эти проверки от появления сотрудника в ЗУП.
Найти передачу бухгалтерии
Устанавливаем, когда и кому сообщили о приёме и какие сведения передали вместе с сообщением.
Подтвердить полноту в базе
Вместе с ответственным сверяем карточку и документы зарплатного контура. Согласуем отдельный признак завершённой проверки.
04 / Нюансы
Наличие записи ещё не означает полноту
Человек найден в ЗУП
Проверяем не только факт существования карточки, но и достаточность данных для дальнейшего расчёта. Пустые обязательные сведения не закрываются подписью в деле.
Уведомление отправлено
Сообщение юриста запускает проверку бухгалтерии, но не является её результатом. Нужна видимость того, что проверка действительно выполнена.
Документы хранятся в разных местах
Сверяем договор, личную карточку и приказ по одному приёму. Не считаем комплект полным лишь по одному подписанному файлу.
05 / Первый шаг
Подписанный договор и карточка ЗУП
Возьмём приём, по которому бухгалтерия не может продолжить работу. Проверим, где закончился кадровый маршрут и что дошло до зарплатной базы.
- Документы приёма и результаты проверок.
- Сообщение бухгалтерии после подписи.
- Карточка сотрудника и перечень недостающих данных.
Согласуем контрольную точку после подписания и ответственного за подтверждение полноты, не подменяя её общим статусом личного дела.