01 / Ситуация
Проверять нужно тот документ,
который получил клиент
На стадии счёта через один рабочий день менеджеру напоминают проверить оплату. Это поручение относится к уже отправленному документу, а не к созданию следующего.
Повторный счёт меняет предмет поиска: клиент ориентируется на первую бумагу, сотрудник — на новую. Поэтому при разборе связываем напоминание с исходным номером и условиями отправки.
02 / Граница решения
Календарь не заменяет выписку
Контроль срока
Определяет, когда сотрудник должен вернуться к счёту и кому сообщить о просрочке.
Сопоставление оплаты
Устанавливает, какой платёж относится к документу и какой остаток действительно открыт.
Если счёт не появился в учёте, напоминание этот разрыв не исправит. Если деньги уже в банке, уведомление само не закроет квитанцию. Обмен и разнесение проверяем отдельно от календаря.
03 / Подход
Проследить счёт до действия менеджера
Найти исходный документ
Сверяем отправленный файл, стадию и напоминание. Выясняем, не появился ли вместо проверки второй счёт.
Восстановить расчёт срока
Берём отсрочку из компании, дату отправки и рабочий календарь. Сравниваем рассчитанные даты с фактическими уведомлениями.
Подтвердить результат
Сопоставляем сведения учёта и платёж с этим счётом. Отделяем отсутствие денег от отсутствия данных о них в CRM.
04 / Нюансы
Отсрочка имеет собственный отсчёт
День отправки не входит в срок
В описанном маршруте при отсрочке больше нуля используют значение из компании. Дату на выходном или празднике сдвигают на ближайший рабочий день перед ней, а не после.
Предупреждение до окончания
За день до конца отсрочки менеджеру сообщают, что остался один день, и отсчёт на один рабочий день начинается снова. Эту последовательность проверяем по календарю, а не заменяем приблизительным сроком.
После окончания — эскалация
Если оплаты нет, уведомляют менеджера и руководителя. Затем каждый рабочий день менеджеру пишут о неоплаченной сделке. Повторные сообщения не доказывают, что банковский платёж уже проверили.
05 / Первый шаг
Один счёт с истёкшим сроком
Возьмём отправленный клиенту документ и восстановим цепочку от даты отправки до последней проверки оплаты.
- Исходный счёт и условия отсрочки в компании.
- Даты напоминаний и действия ответственного.
- Связанный документ учёта и сведения о платеже.
Согласуем привязку контроля к счёту и отдельно обозначим, где требуется разбор обмена или сопоставления выписки.