01 / Ситуация
Закрыли работу в списке.
Не подтвердили разговор.
У организации есть карточка и ответственный, поручение завершено. Руководитель видит зелёную задачу и считает, что общение состоялось. Но в рабочей истории нет результата встречи, разговора или согласования.
Следующий контакт в этом процессе отсчитывают от уже состоявшейся встречи. Если её дата и содержание остались только в заметке телефона, общий учёт не получает основания для следующего срока.
02 / Граница решения
Контролировать действия
и отношения с организацией
Задачи
Показывают, что сотруднику поручили и что он отметил выполненным. Просрочка относится к сроку конкретного поручения.
История контактов
Показывает состоявшиеся разговоры, встречи и согласования. Позволяет увидеть паузу даже там, где просроченных задач нет.
Не заменяем один контроль другим. Нужны и состояние поручений, и отдельное понимание того, когда организация в последний раз действительно общалась с сотрудником.
03 / Подход
Сверить зелёные задачи с историей
Проверить закрытые поручения
Выбираем организацию, по которой работа выглядит завершённой. Читаем результат задачи и ищем связанный разговор, встречу или согласование материалов.
Установить последний подтверждённый контакт
Сопоставляем записи карточки с доступными сообщениями и заметками. Отделяем отсутствующую запись от доказанного отсутствия общения.
Определить следующий срок
Согласуем, от какого состоявшегося события он считается и кто фиксирует результат. Проверяем отдельную отметку долгой паузы независимо от списка просроченных задач.
04 / Нюансы
Нет задач —
не значит контакт поддерживается
Организации давно не писали
Все поручения могут быть закрыты, а пауза продолжаться. Поэтому отсутствие просрочек не должно скрывать отсутствие подтверждённого общения.
Встреча была, записи нет
Уточняем дату и итог у ответственного. Простое повторное закрытие задачи не добавляет факта встречи и не исправляет точку отсчёта.
Есть переход с листовки
Он относится к источнику обращения человека, а не к встрече с организацией размещения. Эти события разобраны в материале о заявках с листовки.
05 / Первый шаг
Организация
с закрытыми задачами
Откроем карточку, которую считают обслуженной. Проверим, есть ли подтверждение контакта и от чего назначен следующий разговор.
- Карточка организации и ответственный.
- Закрытые поручения и их результаты.
- Последняя встреча, разговор или согласование.
Согласуем фиксацию контактов и отдельный контроль пауз, не смешивая их с просрочкой поручений.