01 / Ситуация
Отдел решил свой вопрос, весь процесс ещё не завершён
Сотрудник сообщил начальнику об отпуске и получил согласие. Внутри отдела договорились, что человек может отсутствовать. Однако заявления, с которым можно продолжить оформление и расчёт, у бухгалтерии нет.
В рассматриваемом маршруте документ последовательно проходит начальника отдела, руководство и бухгалтерию. У каждого участника своя часть решения. Первый ответ не подтверждает прохождение остальных этапов.
02 / Граница решения
Согласие должно перейти в документ
Отдел и руководство
Начальник оценивает возможность отпустить сотрудника, руководство подтверждает отпуск для компании.
Бухгалтерия
Получает заявление после предыдущих согласований и выполняет свою часть расчёта.
Статус на портале может показать текущий шаг и передачу следующему участнику. Но он не заменяет решение согласующего и обработку документа бухгалтерией. Проверяем именно путь заявления, а не только факт разговора с начальником.
03 / Подход
Восстановить последний пройденный шаг
Найти само заявление
Устанавливаем, создан ли документ после устного согласия и совпадают ли в нём период и сведения сотрудника.
Сверить решения участников
Проверяем последовательность начальника отдела и руководства. Находим, на каком этапе передача остановилась.
Подтвердить получение
Уточняем у бухгалтерии, поступил ли документ. Согласуем видимость текущего шага для сотрудника и контроль передачи между участниками.
04 / Нюансы
Одно слово «согласовано» скрывает разные решения
Начальник ответил устно
Разговор сам не создаёт и не передаёт заявление. Нужно проверить, какое действие должно зафиксировать согласие в рабочем маршруте.
Есть только первое подтверждение
Подпись начальника не означает решения руководства и не является расчётом. Текущий статус должен показывать границу завершённого этапа.
Документ отправили дальше
Передача бухгалтерии и её последующая обработка — отдельные события. Уведомление об отправке не стоит выдавать за готовый результат расчёта.
05 / Первый шаг
Отпуск разрешён, заявления у бухгалтерии нет
Проследим один такой случай от разговора с начальником до последнего подтверждённого действия по документу.
- Заявление либо сведения о его отсутствии.
- Решения начальника отдела и руководства.
- Подтверждение передачи бухгалтерии.
Определим точку остановки и согласуем контроль движения. Сотрудник должен видеть, что уже пройдено и какой шаг ещё требуется.