01 / Ситуация
Загрузили, а звонить некуда
Файл готовили в Excel: колонки, строки, всё на месте. Импорт прошёл без сообщений об ошибке, карточки создались, менеджеры начали работать.
Через день выяснилось: в половине карточек телефон записан так, что система его не принимает, а почта обрезана до непонятного набора символов.
02 / Причина
Почему формат ломается
Excel хранит данные как удобно ему
Телефон с плюсом и ведущим нулём Excel считает числом: плюс исчезает, ноль съедается, формат превращается в дату или в длинное число.
Импорт не догадывается о замысле
Система берёт значение из ячейки как есть. Если там число, она запишет число — а не телефон в нужном виде.
Импорт проходит без потерь, когда колонки заранее приведены к тексту, а значения соответствуют формату, который ждёт поле.
03 / Подход
Готовить файл под систему, а не наоборот
Привести колонки к тексту
Телефоны, почта, номера документов — текстовые поля. Иначе Excel переформатирует их по своим правилам.
Сверить значения с полями
У каждого поля свой формат: код страны, разделители, длина. Это проверяется до загрузки, а не после.
Прогнать пробную партию
Сначала небольшая выборка, затем проверка карточек вручную. Только потом весь файл.
04 / Нюансы
Что учесть
Исправление после импорта дороже
Перезагрузить файл проще, чем править карточки по одной. Если ошибка нашлась — лучше откатить и загрузить заново.
Пустые ячейки не равны нулю
Пустое поле должно остаться пустым. Иначе в карточках появятся нули и ложные значения.
Несколько телефонов в одной ячейке
Через запятую, с подписями, в скобках — такой столбец не загрузится в одно поле. Его разбивают заранее.
05 / Первый шаг
Один файл и двадцать строк
Возьмём ваш файл и прогоним из него двадцать строк: посмотрим, что получается в карточках.
- Какие колонки есть в файле и куда они должны попасть.
- В каком виде хранятся телефоны и почта сейчас.
- Что уже загружено и требует исправления.
По итогу согласуем подготовку файла и порядок пробной загрузки.