01 / Ситуация
В счёте одна сумма, в оплате другая
Вы выставили счёт в валюте и зафиксировали курс на дату выставления. Клиент оплатил через несколько дней, и банк взял курс на дату платежа. В рублях суммы не совпали.
Менеджер поправил сделку, чтобы она закрылась. Теперь в счёте одна цифра, в оплате другая, в сделке третья, а разница нигде не названа. На сверке каждая сторона показывает свою.
02 / Причина
Почему суммы расходятся
Курс фиксируется в разных местах
Счёт помнит курс на дату выставления, оплата — курс на дату платежа. Между этими датами проходит время, и курс успевает измениться.
Разнице некуда лечь
В сделке одно поле суммы. Курсовая разница — не оплата и не долг клиента, отдельного места для неё нет.
Сходится, когда курс фиксируется в момент операции, разница считается сама и попадает в карточку отдельной строкой. Её видно, но она не мешает закрыть счёт.
03 / Подход
Считать разницу в системе, а не в голове
Зафиксировать курс в счёте
В счёте хранятся курс и дата, на которую он взят. Сотрудник видит в карточке ту же цифру, что клиент в файле счёта.
Сравнить с фактической оплатой
Когда приходит платёж, система сопоставляет сумму по курсу счёта с той, что поступила, и выделяет курсовую разницу отдельной суммой.
Показать разницу в сделке
В карточке появляется поле с разницей и ссылкой на счёт, из-за которого она возникла. Робот по стадии подсказывает, закрывать сделку или уточнять у бухгалтера.
04 / Нюансы
Что учесть
Валюта счёта и валюта сделки могут не совпадать
Если сделка ведётся в рублях, а счёт выставлен в валюте, пересчёт нужен на каждом шаге. Иначе суммы сравнивают в разных единицах.
Правка курса задним числом меняет прошлые расчёты
Если курс в счёте поправили после оплаты, разница пересчитается. Такие правки ограничивают, а исправление оставляют в истории.
Курсовая разница — не долг клиента
Её нельзя добавлять в сумму к оплате. Клиент платит по счёту, разницу разбирает бухгалтерия и отражает в учёте отдельно.
05 / Первый шаг
Один счёт и один платёж
Возьмём последний валютный счёт, по которому оплата пришла не день в день, и пройдём путь от счёта до сделки.
- По какому курсу выставлен счёт и где этот курс записан.
- По какому курсу прошла оплата.
- Куда сейчас девается разница между ними.
По итогу курс зафиксируется в счёте, а разница будет видна в карточке отдельной строкой.