01 / Ситуация
Должны вы и должны вам
Клиент вернул часть товара и ждёт возврат. Вы отгрузили новую партию и ждёте оплату. Обе суммы обсуждаются в одном разговоре, но живут в разных местах: возврат — в переписке, отгрузка — в счёте.
Менеджер и бухгалтер сводят сальдо в таблице, находят разницу и оставляют в сделке одну сумму. Что с чем зачли и откуда взялся остаток, в карточке не написано. Следующий сотрудник видит цифру без объяснения.
02 / Причина
Почему сальдо живёт в таблице
В карточке нет встречных сумм
У сделки одна сумма. Второй долг — возврат, претензия, переплата — в неё не попадает, поэтому зачитывать нечего.
Зачёт нигде не зафиксирован
Таблица знает, что долги закрыли, а Битрикс24 — нет. В сделке остаётся результат без даты, автора и основания.
Сходится, когда обе суммы лежат в карточке рядом, а зачёт — отдельное действие. Тогда видно и исходный долг, и остаток после него.
03 / Подход
Зачёт как действие, а не как число
Разнести долги по сторонам
В сделке появляются две суммы: клиент должен вам и вы должны клиенту. Каждая привязана к своему счёту или возврату, а не к итоговой цифре.
Провести зачёт операцией
Сотрудник фиксирует зачёт в карточке. Остаток пересчитывается, в истории остаётся, что с чем закрыли и когда.
Довести сделку до стадии
Когда остаток обнулился, Когда остаток обнулился, робот по стадии двигает сделку в «Успех» или возвращает менеджеру на уточнение.
04 / Нюансы
Что учесть
Зачёт не равен оплате
После зачёта деньги не приходят. Если считать его оплатой, отчёт по поступлениям разойдётся с кассой.
Счёт и сделка закрываются по-разному
У счёта своя стадия. Счёт, закрытый зачётом, переводят на нужную стадию отдельно — вручную или роботом, иначе он останется выставленным.
Долг клиента должен быть документом
Пока возврат или претензия живут в переписке, зачитывать нечего. Их оформляют в карточке, иначе зачёт держится на памяти менеджера.
05 / Первый шаг
Одна сделка с двумя долгами
Возьмём сделку, где зачёт уже делали вручную, и разберём, откуда взялась итоговая сумма.
- Какие встречные долги есть у клиента.
- Где они записаны: в карточке, в таблице или в переписке.
- Кто и на каком основании проводит зачёт.
По итогу обе суммы окажутся в сделке, а зачёт станет действием с историей.