01 / Ситуация
Напоминают вручную, если вспомнят
Встреча живёт в календаре и в голове менеджера. Клиенту о ней не пишут: предполагается, что он запомнил дату из разговора.
В итоге напоминание отправляют в лучшем случае вечером накануне, а чаще — уже после того, как клиент не пришёл.
02 / Причина
Почему напоминание не уходит
Встреча не связана с клиентом
Событие стоит в личном календаре, но не привязано к карточке. Взять контакт для напоминания неоткуда.
Напоминание — не событие
Даже когда встреча создана в карточке, напоминание не настроено. Оно кажется отдельной работой, которую откладывают.
Напоминание работает, когда оно часть встречи: событие создано в карточке, а клиенту и сотруднику заранее уходит сообщение.
03 / Подход
Напоминание из события, а не из головы
Создавать встречу из карточки
Событие появляется в карточке клиента и в календаре сотрудника сразу. В нём есть участник и контакт.
Настроить два напоминания
Клиенту — накануне, сотруднику — за час. Разные сроки нужны разным людям.
Отмечать итог встречи
После разговора фиксируется результат и следующий шаг. Иначе встреча закрыта, а работа с клиентом — нет.
04 / Нюансы
Что учесть
Клиент не обязан помнить
Напоминание — норма, а не одолжение. Клиент занят своим бизнесом, а не вашим календарём.
Канал напоминания
Мессенджер читают быстрее почты, но не все. Канал выбирается по клиенту, а не по удобству менеджера.
Отмена и перенос
Если встреча переносится, напоминание должно переноситься вместе с ней. Иначе клиент получит приглашение на прошедшее время.
05 / Первый шаг
Одна неделя встреч
Возьмём неделю встреч и посмотрим, сколько клиентов получили напоминание и сколько встреч не состоялось.
- Создаются ли встречи в карточке или только в календаре.
- Кто отправляет напоминания и когда.
- Сколько встреч сорвалось за последний месяц.
По итогу согласуем создание встречи из карточки и сроки напоминаний.