01 / Ситуация
Назначили на чужое время
Менеджер договаривается с клиентом и ставит встречу на завтра. Свой календарь он не смотрит: там отпуск, обучение или другая встреча.
Клиент приезжает, а встречать его некому. Перенос выглядит как неуважение, хотя причина — несведённый календарь.
02 / Причина
Почему занятость не видна
Календарь и встречи не связаны
Встреча с клиентом живёт в переписке, а занятость — в календаре. Между ними нет связи, поэтому проверять нечего.
Отпуска и обучение — отдельно
Отсутствие сотрудника отмечают в другом месте, и при назначении оно не всплывает.
Встреча ставится с проверкой занятости: занятое время не предлагается, а отпуск и обучение видны в календаре как занятость.
03 / Подход
Проверять занятость при назначении
Свести отсутствия в календарь
Отпуск, обучение, командировка — всё это занятость, и она видна при выборе времени.
Назначать встречу как событие
Встреча создаётся в календаре и сразу занимает время. Это событие с участниками, а не договорённость в переписке.
Предлагать только свободные слоты
Если встреча назначается из календаря, занятое время просто не предлагается клиенту.
04 / Нюансы
Что учесть
Часовые пояса
Филиал в другом городе — другая зона. Слоты считаются от времени клиента, а не от офиса.
Буфер между встречами
Дорога и подготовка тоже время. Без буфера встречи липнут друг к другу и заканчиваются опозданием.
Кто может назначать
Если назначает любой сотрудник, право видеть чужой календарь — часть доступа, а не исключение.
05 / Первый шаг
Одна неделя назначений
Возьмём неделю: сколько встреч назначили и сколько из них пришлось переносить.
- Где фиксируются отпуска и обучение.
- Смотрят ли менеджеры календарь при назначении.
- Сколько переносов было из-за занятости сотрудника.
По итогу согласуем связь календаря и встреч.