01 / Ситуация
Сделка успешна. А денег нет
Отгрузка и оплата — разные события. Товар может уехать с отсрочкой, документы уйти клиенту, а платёж прийти через месяц. Или не прийти вовсе.
В отчёте по продажам такие сделки считаются успешными: сумма попала в план. В реальных деньгах её нет, и обнаруживается это обычно тогда, когда нечем платить поставщику.
02 / Причина
Оплата живёт вне сделки
Стадия закрывает продажу, а не долг
Успешная сделка значит, что клиент согласился на условия. Когда он заплатит — отдельный вопрос, и стадия на него не отвечает.
Платёж приходит из 1С, но не в сделку
Оплату проводят в бухгалтерии. Обратно в CRM она возвращается не всегда и не в то поле, поэтому связь с конкретной отгрузкой теряется.
Дебиторка работает, когда у сделки есть срок оплаты, а у платежа — связь с ней. Тогда долг виден в CRM, а не в разговоре бухгалтера с менеджером.
03 / Подход
Поставить срок оплаты и следить за ним
Разделить отгрузку и оплату
В сделке фиксируется срок оплаты и признак: оплачено, частично, просрочено. Продажа и деньги перестают быть одной стадией.
Связать платёж со сделкой
Оплата из 1С возвращается в свою сделку и закрывает долг. Если платёж не сопоставился, он попадает в список разбора, а не растворяется.
Напоминать до срока
Робот ставит задачу менеджеру за несколько дней до срока оплаты и ещё раз при просрочке. Когда напоминать клиенту — решает регламент компании.
04 / Нюансы
Где чаще всего теряется долг
Частичная оплата
Клиент закрыл половину. Если сделку отмечают оплаченной целиком, остаток нигде не висит — и всплывёт только при сверке.
Один платёж на несколько отгрузок
Клиент платит одной суммой за несколько сделок. Пока платёж не разнесён, долг числится по всем сразу, и непонятно, что закрыто.
Отсрочка без даты
«Оплатит в течение месяца» — это не срок. Без конкретной даты напоминание ставить не на что, а просрочку не от чего считать.
05 / Первый шаг
Одна неделя отгрузок
Возьмём неделю: сколько отгрузили, по каким сделкам есть срок оплаты и сколько платежей уже пришло.
- Как сейчас фиксируется отсрочка: в договоре, в сделке или в голове менеджера.
- Кто узнаёт о просрочке первым и что он делает дальше.
- По какому признаку платёж из 1С находит свою сделку.
По итогу согласуем поля срока оплаты, связь платежа со сделкой и правила напоминаний.