01 / Ситуация
Проверять нужно тот документ,
который получил клиент
На стадии счёта через один рабочий день менеджеру напоминают проверить оплату. Это поручение относится к уже отправленному документу, а не к созданию следующего.
После повторного счёта клиент платит по первому, а сотрудник ищет деньги по новому.
02 / Причина
Напоминание не заменяет выписку
Контроль срока
Определяет, когда сотрудник должен вернуться к счёту и кому сообщить о просрочке.
Сопоставление оплаты
Устанавливает, какой платёж относится к документу и какой остаток действительно открыт.
Если счёт не появился в учёте, напоминание этот разрыв не исправит. Если деньги уже в банке, уведомление само не закроет квитанцию. Обмен и разнесение проверяем отдельно от календаря.
03 / Подход
Прослеживаем счёт до действия менеджера
Найти исходный документ
Сверяем отправленный файл, стадию и напоминание. Выясняем, не появился ли вместо проверки второй счёт.
Восстановить расчёт срока
Берём отсрочку из компании, дату отправки и рабочий календарь. Сравниваем рассчитанные даты с фактическими уведомлениями.
Подтвердить результат
Сопоставляем сведения учёта и платёж с этим счётом. Отделяем отсутствие денег от отсутствия данных о них в CRM.
04 / Нюансы
Пример рабочей схемы расчёта отсрочки
Учёт выходных и праздников
В отлаженных проектах срок отсрочки берут из карточки компании (день отправки не считается), а если крайняя дата выпадает на выходной или праздник, контрольную точку сдвигают на ближайший рабочий день перед ней, чтобы не копить просрочку за выходные.
Предупреждение за день до срока
За один рабочий день до окончания отсрочки робот напоминает менеджеру связаться с клиентом, а на следующий рабочий день ставит финальную проверку поступления денег.
Эскалация руководителю
Если в день оплаты денег нет, уведомление уходит и менеджеру, и руководителю, а дальше напоминание повторяется каждый рабочий день, пока стадия счёта не обновится из 1С или выписки.
05 / Первый шаг
Один счёт с истёкшим сроком
По одному отправленному клиенту счёту восстановим цепочку от даты отправки до последней проверки оплаты.
- Исходный счёт и условия отсрочки в компании.
- Даты напоминаний и действия ответственного.
- Связанный документ учёта и сведения о платеже.
Согласуем, как привязать напоминание к счёту, и покажем, где нужно отдельно разбирать обмен с 1С или выписку.