01 / Ситуация
План в одном месте, факт — в пяти
План на месяц известен: сумма по направлениям или по менеджерам. Дальше начинается сбор факта: выгрузка из CRM, выгрузка из 1С, правки в таблице и несколько уточнений по телефону.
У бухгалтерии своя сумма, у отдела продаж своя. На планёрке выясняется, что обсуждают разные числа, и разговор уходит в то, кто как считал.
02 / Причина
Почему факт не сходится
CRM считает сделки, бухгалтерия — деньги
Успешная сделка и поступившая оплата — разные события. Без общей точки отсчёта суммы расходятся, и оба отчёта при этом «правильные».
Каждый считает по-своему
Один берёт дату создания сделки, другой дату оплаты, третий — дату отгрузки. Период один, числа разные.
План-факт работает, когда у обеих цифр одно правило: что считается фактом, на какую дату и из какого источника.
03 / Подход
Договориться о правиле и зашить его в отчёт
Определить, что считается фактом
Оплата, отгрузка или подписанный акт. Правило одно для всех, и оно записано, а не держится в голове руководителя.
Разложить план по тем же разрезам
По менеджерам, направлениям и периодам — так же, как считается факт. Иначе сверять просто нечего.
Сделать отчёт, а не таблицу
План и факт на одном экране, с обновлением из CRM. Ручной сбор уходит вместе со спорами о подсчётах.
04 / Нюансы
Что учесть
План меняется по ходу месяца
Сезонность, новые клиенты, уход крупного заказчика. Если план правят в файле, история правок теряется и объяснить цифру через месяц некому.
Несколько юрлиц и валют
Одна сделка может идти через две компании. Без правила учёта факт задвоится или потеряется.
План — не приказ
Если план спускают без обсуждения, менеджеры начинают подгонять сделки под дату, а не работать с клиентом.
05 / Первый шаг
Один месяц назад
Возьмём прошлый месяц: сравним план и факт так, как их считают сейчас, и посмотрим, где именно расходятся.
- Что считается фактом: оплата, отгрузка или акт.
- Кто и из каких источников собирает цифры.
- Сколько времени уходит на сбор к концу месяца.
По итогу зафиксируем правило расчёта и соберём отчёт с планом и фактом на одном экране.