01 / Ситуация
Как всё вернулось
В первый месяц сделки вели в системе: так просили, за этим следили. Потом срочный клиент, потом ещё один — и для быстроты сделали файл.
Через месяц часть работы живёт в портале, часть в таблице. Итоги собирают вручную, и никто не может сказать, где данные верные.
02 / Причина
Почему таблица победила
Возврат ничего не стоил
Файл можно завести молча, никто не заметит. Работа в системе требовала усилий — а уход из неё не имел последствий.
Контроль закончился вместе с внедрением
Первые две недели проверяли, потом перестали. Без проверки правило живёт ровно столько, сколько о нём помнят.
Работа в системе держится, когда данные из неё нужны каждый день — отчётом, задачей, расчётом — и когда другого источника просто нет.
03 / Подход
Убрать двойной учёт
Закрыть альтернативу
Пока существует файл, в который можно писать, часть работы будет уходить туда. Общий файл закрывают, данные переносят в систему.
Сделать отчёт только из системы
Отчёт, который собирают из таблицы, оживляет таблицу. Если отчёт строится из портала, данные появляются там.
Проверять месяц, а не неделю
Первые проверки — ежедневные, потом еженедельные. Через месяц правило либо стало привычкой, либо умерло.
04 / Нюансы
Что учесть
Таблица не всегда враг
Расчёты, которых нет в системе, можно оставить в файле. Речь о клиентах и сделках — им место в портале.
Скорость — не аргумент
Файл кажется быстрее, потому что там нет правил. Через месяц эту скорость съедает ручная сверка двух источников.
Новички копируют привычки
Если новый сотрудник видит, что старшие работают в таблице, он сделает так же. Побеждает не правило, а пример.
05 / Первый шаг
Один рабочий файл
Соберём список файлов, в которых сейчас живут клиенты и сделки, и посмотрим, что в них есть такого, чего нет в системе.
- Какие таблицы ведут параллельно с порталом.
- Из чего считается отчёт и что попадает в планёрку.
- Кто проверяет заполнение и как часто.
По итогу закроем дубли и переведём отчёт на данные портала.