01 / Ситуация
Письмо не вовремя
Менеджер работает до восьми вечера: в это время меняются стадии. Робот отправляет письмо сразу после смены стадии — иногда в девять, иногда в полночь, а часть действий уходит по расписанию, когда разбирается очередь.
Клиент видит письмо утром, но робот отправил его ещё ночью: кто-то отписался, кто-то позвонил в офис и попросил «не писать ночью».
02 / Причина
Почему так
Робот не думает о времени
Он выполняет действие в момент события и не смотрит на часы. Время отправки — отдельная настройка, и её часто не трогают.
Смена стадии вечером — норма
Менеджеры закрывают дела в конце дня. Значит, вечерние события — не исключение, а правило.
Отправка работает, когда у неё есть разрешённые часы, а всё, что попало за их пределы, переносится на утро.
03 / Подход
Часы отправки
Задать окно
Например, с десяти до девятнадцати по будням. Всё, что выпадает, ставится в очередь на ближайшее рабочее утро.
Разделить письма по типу
Счёт и приглашение — только в рабочее время. Внутренние уведомления сотрудникам можно отправлять когда угодно.
Проверить на себе
Один тестовый клиент и один вечерний запуск показывают, работает ли окно. Это дешевле, чем читать жалобы.
04 / Нюансы
Что учесть
Срочные сообщения
Подтверждение оплаты или перенос встречи могут уходить сразу. Список исключений короткий и записан.
Часовой пояс
Если клиенты в другом регионе, окно считается не по времени офиса, а по времени получателя.
Выходные
Письмо, попавшее на субботу, ждёт понедельника. Без этого правила окно не спасает.
05 / Первый шаг
Один вечерний запуск
Возьмём сделку, которую менеджер двигает вечером, и посмотрим, что именно уходит клиенту и во сколько.
- Какие роботы отправляют сообщения клиентам.
- В какое время чаще всего меняются стадии.
- Были ли жалобы на ночные письма.
По итогу зададим окно отправки и список исключений.