01 / Ситуация
Каждой роли удобно своё
Новая система запущена, вход выдан, обучение прошло. Но старая осталась открытой — и в ней у каждой роли есть своё привычное место: бухгалтеру отчёт, менеджеру история клиента за несколько лет, руководителю сводка, которую он смотрит годами.
Пока живы оба входа, выбор делается не в пользу лучшего, а в пользу знакомого. Человек возвращается один раз, потом второй, потом просто перестаёт заходить в новую.
02 / Причина
Объявить переход и отключить — разные вещи
Сообщение работу не меняет
Объявление о переходе — событие в календаре. Работа меняется в тот день, когда старый вход закрыт и обходного пути нет.
Рубильник не один
Учёток в старой системе несколько, и они разведены по ролям — со своими правами и своим набором данных у каждой. Одной кнопкой «система» не выключается.
Без даты и ответственного возврат не запрещён — он просто отложен. Дату ставит тот, кто отвечает за результат перехода, а не тот, кто выдаёт доступы.
03 / Подход
Отключение по плану
Список того, что выключается
Нужен перечень конкретных учётных записей и входов по ролям. Пока его нет, отключать нечего.
Проверка по ролям
Проходим по каждой роли и смотрим, что ей нужно в новой системе: отчёт, история, документы, привычные действия. Чего нет — доделываем или объясняем, где это теперь.
Дата и ответственный
Дата ставится в календарь заранее, ответственный один. Формулировка «когда всё будет готово» датой не считается.
Переходный период с концом
Доступ можно оставить на срок и закрыть в конце. Бессрочное «пусть будет» — это уже не переходный период, а вторая система навсегда.
Закрыть и проверить
После отключения смотрим, не ходит ли кто-то в обход: закладки, выгрузки, старые письма со ссылкой. Иначе рубильник выключен только на бумаге.
04 / Нюансы
Что будет, если не отключать
Данные расходятся
Часть работы идёт в новой системе, часть в старой. Ни один отчёт не сходится, и непонятно, какой считать верным.
Двойной ввод становится нормой
Сделку заводят в новой и дописывают в старой — на случай, если спросят. Время уходит дважды, и ошибки тоже удваиваются.
Новую осваивают поверхностно
Пока есть куда вернуться, разбираться глубоко незачем. Через год половина команды знает новую систему на уровне «зайти и посмотреть».
Поддержка двух систем дороже
Обновления, права, выгрузки и вопросы приходится держать в двух местах. Каждая мелочь делается дважды.
Решение тихо отменяется
Ещё через год никто не помнит, что переход был решением. Старая система становится частью работы, и закрыть её страшнее, чем тогда.
05 / Первый шаг
Одна роль и одна дата
Возьмём роль, которая чаще других ходит в старую систему, и посмотрим, зачем именно.
- Какие учётные записи в старой системе ещё живые и кому они принадлежат.
- Что каждая роль там делает — по факту, а не по инструкции.
- Какого числа и кто закрывает доступ.
По итогу появится дата, ответственный и список того, что отключается. Дальше работа идёт по этому плану.