01 / Ситуация
Сначала это удобство
Задача не ждёт проекта. Нужно, чтобы лид сам переходил в работу, чтобы отчёт по отделу собирался к утру, чтобы форма с сайта падала в сделку и не терялась. Сотрудник открывает настройки и делает: робота по стадии, смарт-процесс под заявки, отчёт с фильтром. Работает же — зачем кого-то ждать.
Собирается всё под себя и на своём аккаунте: вебхук выписан от своего имени, приложение подключено с личным доступом, права выданы под свою работу. В проекте этих настроек нет. Они в портале, в карточках и в голове автора.
02 / Причина
Личная учётная запись и служебная — разное
На авторе висят связи, а не настройки
Сам робот или смарт-процесс живут в портале и после деактивации автора. А вот вебхук выписан от его имени, приложение подключено с его доступом, права выданы под его работу, личные папки Диска — его. Деактивация рвёт именно эти связи.
Отключение не разбирает связей
Доступы снимают по списку пользователей, карту зависимостей никто не смотрит. Внешне всё верно: учётная запись деактивирована. Внутри в этот момент гаснут обмены, формы и видимость разделов.
Вопрос ставится не «запретить самоделки», а «не пускать их на личные учётки». Настройка на служебной авторизации остаётся у компании: её видно в списке, её можно передать при увольнении и спросить за неё.
03 / Подход
Настройка на компанию, не на человека
Отдельная учётная запись для настроек
Вебхуки, приложения и обмены работают не от сотрудника, а от служебной учётной записи; роботы и смарт-процессы живут в портале и без неё. Человек уходит, авторизация остаётся и продолжает работать.
Список того, что собрано
В перечне — что за настройка, где она живёт, на чьей авторизации держится и что сломается без неё. Список лежит в карточке или реестре: в голове автора и в чате он не сохранится.
Права под задачу
Самоделка часто требует прав шире, чем сама работа. Права выдаются под конкретную задачу, и рядом записано, зачем они нужны.
Передача до отключения
Перед увольнением смотрим, что висит на человеке, и переносим на служебную учётку или на преемника. Сначала перенос, отключение — в конце.
Ревизия того, что живо
Часть самоделок уже не работает, часть дублирует штатное. Отключать проще, когда видно, на чём каждая держится.
04 / Нюансы
Где ещё рвётся
Качество никто не проверял
Настройка сделана под одну задачу и на других не проверялась. Работает — и ладно. Через год рядом появляется вторая такая же, потому что первая уже непонятна.
Тень вместо учёта
О части настроек не знает ни руководитель, ни администратор. Они всплывают, когда что-то встаёт, — и тогда выясняется, что без них держался обмен.
Долг копится в отчётах
Отчёты, собранные под себя, не совпадают с соседними: у каждого свой фильтр и своя логика. Свести два таких отчёта в один уже не получится.
Доступ шире, чем работа
Чтобы самоделка работала, автору нужны права на весь раздел. Права остаются и после того, как настройка стала ненужной.
Никто не помнит, зачем это
После увольнения автора не остаётся ни описания, ни записи о том, зачем настройка была нужна. Отключить страшно, оставить — тоже.
05 / Первый шаг
Один уволившийся и его доступ
Возьмём последнего, кто ушёл, и посмотрим, что было на его учётной записи.
- Какие самоделки есть в портале и кто у каждой автор.
- На чьей учётной записи работает каждая: личной, служебной, общей.
- Что перестанет работать, если закрыть доступ сегодня.
По итогу будет видно, что переводить на служебную авторизацию первым, а что проще выключить.