01 / Ситуация
Смета живёт отдельно, и заявку согласуют без лимита
Смета хранится в таблице, а заявку уже оформляют в Битрикс24. В карточке нет связи с допустимым количеством позиции, поэтому согласуют то, что написал заявитель.
После первой заявки исходная строка не уменьшается. Следующий запрос снова выглядит допустимым на полный объём. Сколько уже запросили, помнит только тот, кто ведёт смету, а новую заявку проверяет не он.
02 / Причина
Лимит по смете и согласование — две разные проверки
Сметный лимит
Определяет исходную потребность и остаток после предыдущих запросов. Контроль не должен разрешать количество выше доступного по строке.
Согласование заявки
Подтверждает конкретный запрос для передачи. В учёт уходит согласованная заявка со связью с подрядчиком и договором.
Подрядчик может сам собрать заявку, но это ещё не согласование. До одобрения заявку в учёт не передают. Но и одобрение без проверки остатка ещё не значит, что заявка укладывается в смету.
03 / Подход
Восстанавливаем, сколько уже запросили по строке
Сопоставить позиции
Берём строку сметы и все относящиеся к ней заявки. Проверяем, что количество сравнивается с нужной работой и материалом, а не с общим объёмом объекта.
Пересчитать доступный остаток
Сверяем уже запрошенное с тем значением, которое показывает следующая заявка. Выясняем, в какой момент остаток должен уменьшаться.
Проверить передачу
На согласованной заявке смотрим подрядчика, договор и отправляемое количество. Проверяем ограничение до передачи в учёт, а не только после появления документа в 1С.
04 / Нюансы
Что учесть
Прошлые запросы не учтены
Даже верный исходный лимит не защищает от повтора. Проверяем именно уменьшение доступного количества после уже поданных заявок.
Выбран другой договор
Объём может быть верным, а договор — нет. Связь с подрядчиком и договором проверяем вместе с лимитом строки.
Превышение дошло до закрытия
Оно может перейти в акт тем же количеством. Поэтому сверка акта со сметой не заменяет раннюю проверку заявки.
05 / Первый шаг
Строка сметы
и последовательные заявки
Начнём с позиции, которую запросили повторно. Сравним исходную потребность, предыдущие объёмы и остаток, увиденный новым заявителем.
- Смета по выбранному объекту.
- Заявки на одну позицию с состояниями согласования.
- Подрядчик, договор и переданный документ учёта.
Согласуем, как считать остаток, когда он уменьшается и что проверять перед отправкой утверждённой заявки.