01 / Ситуация
Отправка завершена.
Ожидание подписи продолжается.
Менеджер передал договор клиенту, и карточка осталась на стадии отправленных документов. Проверка подписи закреплена за тем, кто отправил договор. Каждый рабочий день ему приходит напоминание посмотреть статус.
Пока статус не открыли, нельзя понять, что происходит с договором. Повторение уведомления лишь возвращает внимание к проверке, но не выполняет её за сотрудника.
02 / Граница автоматизации
Напомнить — не значит подписать
или сменить стадию
Уведомление
Просит сотрудника проверить документ. Само по себе подпись не ставит и стадию не меняет.
Действие ответственного
Включает просмотр статуса и повторную связь с клиентом по договору, который остаётся без подписи.
Контроль оплаты счёта не является контролем подписи договора. Даже если документы связаны одной сделкой, нужно различать предметы проверки и подтверждения результата.
03 / Подход
Восстановить круги ожидания
Найти отправку и ответственного
Сверяем документ, момент отправки, стадию и сотрудника, которому приходят ежедневные напоминания.
Проверить реальную реакцию
Уточняем, открывали ли статус, когда договор перевели на повторный контакт и состоялся ли новый разговор.
Сопоставить повторные круги
Проверяем число возвратов у одного менеджера, передачу следующему и постановку звонка на текущее время.
04 / Нюансы
Срок ожидания и число кругов
нельзя смешивать
Три дня без подписи
В исходном маршруте после трёх дней договор переводят на повторный контакт и снова связываются с клиентом. Ежедневное напоминание при этом задано именно по рабочим дням.
Больше трёх кругов у менеджера
Это отдельное условие передачи договора следующему сотруднику. Одновременно на текущее время ставят звонок: смена ответственного не должна оставить договор без действия.
История нужна новому ответственному
При разборе сверяем, какой документ ждёт подписи и какие контакты уже были. Иначе новый звонок начнётся без понимания предыдущих попыток.
05 / Первый шаг
Договор, который давно отправлен
Выберем документ, оставшийся на стадии ожидания. Посмотрим не только уведомления, но и проверку подписи после них.
- Отправленный договор и доступный статус подписи.
- Напоминания и записи повторных контактов.
- История смены ответственных и назначенный звонок.
Согласуем контроль проверки, возврат на контакт и передачу после повторных кругов.