01 / Ситуация
В бумагу попало то,
что назвали по работе
Акт готовят на сделке, а количество берут из сообщения о выполнении. Рядом нет связанной строки сметы, с которой можно сравнить названный объём. Закрытие превращается в перенос числа в документ.
Если раньше заявка на материалы уже прошла сверх сметы, тот же завышенный объём может дойти до акта. Проверять только заполнение документа недостаточно: нужно установить основание каждой строки.
02 / Граница решения
Подготовленный документ
не равен проведённому выполнению
Документы сделки
КС-2 и КС-3 хранятся по сделке. Введённое количество описывает подготовленный объём, который ещё нужно сверить.
Факты учёта
Договор подряда передаётся в 1С, обратно приходят факт выполнения и факт оплаты. Сделка должна показывать именно принятые сведения.
В описанной схеме оплаченный и выполненный объём отражают по данным, вернувшимся из учёта. Ручной ввод в форму не подменяет это подтверждение и не доказывает поступление денег.
03 / Подход
Сверить акт, смету и учёт
Найти основание строки
Сопоставляем работу и количество в акте со сметой. Выясняем, откуда пришла цифра и была ли проверка до подготовки документа.
Проследить предыдущие заявки
Смотрим связанные запросы материалов и их объёмы. Отделяем ошибку закрытия от превышения, которое возникло раньше и перешло дальше по процессу.
Сравнить принятые факты
Проверяем договор в 1С, проведение документов и возврат выполнения и оплаты. Согласуем контроль сметного объёма и отдельное отражение принятых данных в CRM.
04 / Нюансы
Не смешивать
лимит, выполнение и деньги
Акт больше строки
При контроле по смете такое количество не должно проходить без разбора основания. Наличие готового файла не делает превышение согласованным.
Выполнение есть, оплаты нет
Это разные возвращаемые факты. Один нельзя выводить из другого только по наличию документа на сделке.
Превышение началось с материалов
Нужно проверить предыдущий шаг, а не исправлять только акт. Связанный материал — заявки сверх остатка сметы.
05 / Первый шаг
Акт с превышением
и его строка сметы
Возьмём документ, в котором названное количество больше основания. Сравним подготовку акта с тем, что принято и отражено в учёте.
- Смета и соответствующая работа.
- КС-2, КС-3 и связанные заявки.
- Договор и факты выполнения и оплаты в 1С.
Определим место проверки количества и источник подтверждённого закрытия в сделке.