01 / Ситуация
Смета отдельно.
Согласование без потолка строки.
Смета хранится в таблице, а заявку уже оформляют в Битрикс24. В карточке нет связи с допустимым количеством позиции, поэтому согласуют то, что написал заявитель.
После первой заявки исходная строка не уменьшается. Следующий запрос снова выглядит допустимым на полный объём. Память о том, сколько уже запросили, остаётся у человека, который ведёт смету, а не участвует в проверке новой заявки.
02 / Граница решения
Ограничить количество
и разрешить передачу в учёт
Сметный лимит
Определяет исходную потребность и остаток после предыдущих запросов. Контроль не должен разрешать количество выше доступного по строке.
Согласование заявки
Подтверждает конкретный запрос для передачи. В учёт уходит согласованная заявка со связью с подрядчиком и договором.
Подрядчик может сам собрать заявку, но её создание не является согласованием. До одобрения в учёт передавать утверждённый запрос нельзя; при этом одно одобрение без проверки остатка не подтверждает соответствие смете.
03 / Подход
Восстановить расходование строки
Сопоставить позиции
Берём строку сметы и все относящиеся к ней заявки. Проверяем, что количество сравнивается с нужной работой и материалом, а не с общим объёмом объекта.
Пересчитать доступный остаток
Сверяем уже запрошенное с тем значением, которое показывает следующая заявка. Устанавливаем событие уменьшения остатка и согласуем его однозначное применение.
Проверить передачу
На согласованной заявке смотрим подрядчика, договор и отправляемое количество. Проверяем ограничение до передачи в учёт, а не только после появления документа в 1С.
04 / Нюансы
Одобрение не исправляет
отсутствующий расчёт
Прошлые запросы не учтены
Даже верный исходный лимит не защищает от повтора. Проверяем именно уменьшение доступного количества после уже поданных заявок.
Выбран другой договор
Правильный объём на неверном основании тоже создаёт проблему. Связь с подрядчиком и договором проверяем вместе с лимитом строки.
Превышение дошло до закрытия
Оно может перейти в акт тем же количеством. Поэтому сверка акта со сметой не заменяет раннюю проверку заявки.
05 / Первый шаг
Строка сметы
и последовательные заявки
Начнём с позиции, которую запросили повторно. Сравним исходную потребность, предыдущие объёмы и остаток, увиденный новым заявителем.
- Смета по выбранному объекту.
- Заявки на одну позицию с состояниями согласования.
- Подрядчик, договор и переданный документ учёта.
Определим расчёт остатка, момент его изменения и проверку перед отправкой утверждённой заявки.