01 / Ситуация
Новая запись
не показывает старые деньги
Менеджер открывает созданную заново компанию и проверяет её счёт. Оплаты на ней нет: поступление связано с прежним контрагентом. Повторный ввод названия не переносит банковское поступление и не связывает документы.
Разделяется не только финансовая история. Вместе с контрагентом передаётся адрес, а на второй карточке он может отсутствовать или отличаться. Следующее действие использует ту запись, которая открыта сейчас.
02 / Граница решения
Найти компанию
и сохранить её связи
Поиск в портале
Помогает выбрать существующую запись и не создавать новую только потому, что прежняя не нашлась с первого взгляда.
Документы учёта
Используют конкретного контрагента. Заказ в 1С должен получить существующую связанную запись, а не ещё одну компанию с похожим именем.
Исправление поиска предотвращает новые повторы. Уже разделённые счета, оплаты и адреса разбираем отдельно: переименование дубля само по себе их не сопоставит.
03 / Подход
Сравнить две компании и один счёт
Восстановить поиск
Проверяем, как сотрудник искал компанию, какие идентификаторы доступны и почему выбрал создание. Сопоставляем обе записи, не принимая одно название за достаточное доказательство.
Проследить связи документов
Находим счёт, платёж и соответствующие записи 1С. Выясняем, к какому контрагенту относится каждый документ и где связь разделилась.
Согласовать выбор и исправление
Определяем основную карточку, порядок разбора уже переданных документов и проверку следующего заказа. Отдельно сверяем адрес до использования в выезде.
04 / Нюансы
Не сводить всё
к одинаковому имени
Физическое лицо
Человек не должен появляться в списке компаний как вымышленная организация. Его ведут отдельно как физическое лицо и проверяют соответствующий маршрут счёта.
Адрес новой карточки
Если выезд готовят по дублю, нужный адрес не появится из старой записи автоматически. Перед назначением сравниваем адрес с действительным местом работ.
Оплата уже поступила
Отсутствие денег на новой карточке не доказывает задолженность клиента. Сначала проверяем документ и старого контрагента, а не выставляем новый счёт.
05 / Первый шаг
Две записи
с разными основаниями
Начнём с компании, по которой менеджер видит неоплаченный счёт, а бухгалтерия — поступившие деньги. Сравним обе стороны на одном документе.
- Две карточки компании и их идентификаторы.
- Счёт и поступление в учёте.
- Адреса и связь с заказом в 1С.
Согласуем поиск существующего контрагента и разбор разделённой истории без удаления связей наугад.