01 / Ситуация
Подготовленный файл
не стал вложением
Менеджер видит документ в сделке и считает, что клиент получил его вместе с письмом. На стороне клиента есть только текст. Файл остался в карточке документа, хотя отправка почты состоялась.
Рядом обнаруживаются ошибки документооборота: уведомления приходят не тем сотрудникам и не по нужному поводу. Это повод проверить маршрут, но не основание заранее назвать одну причину всех сбоев.
02 / Граница исправления
Настройка будущей отправки
не пересобирает прошлую
Хранение документа
Подтверждает, что файл существует на карточке и доступен в предусмотренном рабочем сценарии.
Почтовая передача
Должна включить нужный файл в конкретное сообщение и отправить его адресату. Это отдельный шаг.
Аудит настроек, интеграций, сервера, доступов и дополнительных модулей помогает найти разрыв. Клиентское письмо при этом остаётся прежним: повторную отправку документа согласуем отдельно.
03 / Подход
Проследить файл до исходящего письма
Сверить документ
Находим именно тот файл, который собирались отправить. Сравниваем карточку документа с содержимым полученного клиентом сообщения.
Проверить способ отправки
Разбираем, как письмо собирается из сделки и на каком шаге должны добавляться вложения. Сверяем доступы и участвующие модули.
Разделить исправление и повтор
Проверяем следующую отправку по составу сообщения. Для уже пострадавшего письма отдельно определяем повторную передачу нужного файла.
04 / Нюансы
Доставка текста
не подтверждает весь документооборот
Письмо ушло успешно
Это не объясняет, был ли файл включён при сборке. Состояние почтового канала нельзя использовать вместо проверки вложения.
Уведомления адресованы неверно
Проверяем получателей и основания этих уведомлений отдельно. Их исправление не доказывает, что клиенту теперь передаётся файл.
Договор потом ждёт подписи
После повторной отправки может понадобиться контроль подписи. Получение файла и завершение согласования договора — разные этапы.
05 / Первый шаг
Последнее письмо без вложения
Сопоставим письмо, которое получил клиент, с документом в сделке и способом его отправки с портала.
- Карточка документа и нужный файл.
- Отправленное письмо с фактическим составом.
- Связанные уведомления и участвующие настройки.
Найдём шаг потери вложения и согласуем отдельные действия для следующих писем и уже отправленного сообщения.