01 / Ситуация
Выписка пополнилась.
Остаток по точке — нет.
Менеджер видит поступление, но не может подтвердить оплату по сделке. Плательщик отличается от заказчика, а в назначении указана другая компания или одна из нескольких точек клиента.
Сотрудник вручную сравнивает сумму, текст назначения и остатки по квитанциям. Пока связь не установлена, оплата не отражается у нужной точки. Если разрешение на получение товара зависит от этого остатка, работа останавливается.
02 / Связь данных
Кто перечислил
и за кого перечислил
Плательщик
Тот, от кого пришли деньги. Его данные сохраняются вместе с поступлением.
Оплачиваемый документ
Квитанция конкретного заказчика и точки, к которой нужно отнести сумму.
Эти участники могут не совпадать. Поэтому одного названия плательщика недостаточно: нужна подтверждённая связь поступления с документом. Если данных не хватает, неоднозначность должна оставаться видимой, а не превращаться в случайно выбранную оплату.
03 / Подход
Разобрать один спорный платёж
Собрать основания для сопоставления
Сравниваем запись выписки, назначение платежа, данные заказчика и открытые квитанции его точек. Выясняем, на каком основании сотрудник выбирает документ.
Отделить понятные случаи от спорных
Фиксируем признаки однозначной связи. Для оплаты за другую компанию или нескольких подходящих документов определяем, кто уточняет назначение и подтверждает разнесение.
Проверить последствия разнесения
На том же примере проверяем квитанцию, остаток нужной точки и зависимые действия. Сохраняем связь с исходным платежом, чтобы её можно было проверить позднее.
04 / Нюансы
Общий итог не заменяет сверку
У клиента несколько точек
Зачисление на соседнюю точку может не изменить общий итог по клиенту, но оставить нужную квитанцию открытой. Проверяем распределение, а не только сумму.
Один перевод относится к нескольким документам
Нужно видеть, какая часть поступления отнесена к каждому документу и что осталось нераспределённым. Один платёж нельзя учитывать повторно.
Назначение не даёт однозначного ответа
Такое поступление требует уточнения. Отдельно разбираем случай, когда деньги уже в выписке, но квитанция не закрывается.
05 / Первый шаг
Покажите платёж
и ожидаемую квитанцию
Возьмём поступление, которое пришлось разносить вручную. Восстановим, как определили компанию и точку и где эта связь сохранилась.
- Запись выписки с назначением платежа.
- Квитанция, которую ожидали закрыть.
- Остатки по точкам до и после разнесения.
После этого определим правила сопоставления и порядок работы с платежами, для которых требуется решение сотрудника.