01 / Ситуация
Поступление видно.
Основание оплаты — нет.
Выписка загружается автоматически. Но без номера квитанции система не всегда определяет документ: у клиента несколько точек, похожие суммы или оплата от другого плательщика.
Сотрудник сравнивает назначение и непогашенные остатки. Пока он не выбрал основание, запись в выписке существует отдельно от квитанции в сделке.
02 / Связь данных
Общий баланс
и конкретная квитанция
Деньги клиента
Поступление может быть учтено в общем балансе, даже если основание ещё не выбрано.
Оплата документа
Для закрытия квитанции нужна связь с поступлением и проверка оставшейся к оплате суммы.
В рассматриваемом процессе совпадение с непогашенным остатком позволяет закрыть квитанцию. Если подходящего основания нет, поступление остаётся на балансе клиента до разбора, а не назначается произвольному документу.
03 / Подход
Проверить весь путь поступления
Найти запись в выписке
Сравниваем сумму, назначение и плательщика с открытыми квитанциями. Проверяем, какие признаки уже используются для поиска и где появляется неоднозначность.
Проверить распределение суммы
Разбираем полную и частичную оплату, перевод за несколько точек и остаток без основания. Отдельно определяем случаи, где выбор должен подтвердить сотрудник.
Проследить обновление данных
После разнесения проверяем статус квитанции, пересчёт остатка в карточке договора и сохранение плательщика. Если данные выгружаются в 1С, сверяем связь с договором в передаваемом файле.
04 / Нюансы
Где простого совпадения мало
Есть старый частично оплаченный документ
Совпадение точки само по себе не означает, что новый перевод закрывает именно старый остаток. Проверяем назначение и основание распределения.
Плательщик отличается от заказчика
Важно сохранить, кто перечислил деньги и за какой документ. Этот случай подробнее разобран в материале об оплате за другую компанию.
Неразнесённые деньги не видны в карточке
Нужен способ находить такие поступления при сверке. Иначе менеджер будет искать деньги только в сделке, хотя они остались в общем балансе клиента.
05 / Первый шаг
Одно поступление
и открытый документ
Возьмём платёж, который есть в выписке, но не отражён в ожидаемой квитанции. Сравним данные до ручного исправления и после него.
- Запись выписки с назначением.
- Квитанция и её непогашенный остаток.
- Карточка договора и результат передачи в 1С, если она используется.
Так определим, что требует изменения: признаки поиска, порядок ручного разбора или обновление данных после разнесения.