01 / Ситуация
Всё видно всем
В портале открыты смарт-процессы, несколько воронок, отчёты и сервисы, которые когда-то подключали под одну задачу и оставили. Права стоят широко: новый сотрудник видит то же, что директор, и разбираться в этом начинает с нуля.
Менеджер ищет нужный раздел дольше, чем говорит с клиентом. Через неделю он возвращается в мессенджер, где всё быстрее, а портал остаётся местом, куда заходят за отчётом.
02 / Причина
Сложность настройки и сложность работы
Настройка вправе быть сложной
Смарт-процессы, роботы и связи между сущностями устроены непросто, за ними стоит логика компании. Эту сложность видит администратор.
Работа должна быть простой
У менеджера один путь к действию: заявка, клиент, следующий шаг. Если на этом пути стоят лишние пункты, он обходит портал.
Две вещи постоянно путают. Когда сотрудник говорит «неудобно», ему отвечают «у нас сложный процесс». Процесс может остаться прежним — изменится только то, сколько человек видит перед собой.
03 / Подход
С чего начинают и в каком порядке
Свернуть меню под роль
Каждой роли остаются разделы, которые она открывает ежедневно. Остальные правами не выдаются — и в меню не появляются: доступ и видимый пункт в Битрикс24 связаны.
Оставить одну воронку на процесс
Если непонятно, какая воронка главная, в работе остаётся та, где идут сделки. Остальные удаляют — предварительно перенеся из них сделки — или закрывают к ним доступ. Если процесс другой природы, под него заводят смарт-процесс — но данные туда штатно не переносятся, их переносят вручную.
Вынести главное действие на первый экран
Поле, стадия и следующее действие должны попадаться сразу на первом экране карточки. Тогда путь до действия — один клик вместо поиска по вкладкам.
Спрятать настройки от работы
Роботы, права и отчёты — территория администратора. Сотрудник видит результат: задачу в «Делах», смену стадии, письмо клиенту.
Проверить на новом человеке
Покажите портал тому, кто его не видел, и попросите провести заявку до действия. Всё, на чём он останавливается, — либо лишнее, либо непонятное.
04 / Нюансы
Что мешает признать это
Привычка жить с неудобством сильнее жалобы
Люди годами обходят кривой экран и не пишут заявку на правку: проще приспособиться, чем добиться изменения. Поэтому просьба «сделайте удобно» сама не появляется.
Просить правку бывает некому
Если настройкой занимался подрядчик, а договор закончился, любая доработка превращается в отдельный проект. Портал остаётся таким, каким его сдали.
Порядок в правах важнее красоты
Большая часть лишнего на экране — разделы чужих ролей: они попадают в меню вместе с широко выданными правами. Когда права совпадают с ролью, меню сокращается само.
Убрать — тоже решение
Удалить воронку, которой не пользуются, или закрыть к ней доступ — иногда полезнее новой настройки. Портал от этого становится понятнее.
Путь надо пройти самому
Владелец редко заходит в портал как сотрудник. Пока он не пройдёт путь от заявки до действия, перед ним схема на экране, а не ежедневная работа.
05 / Первый шаг
Пройти путь менеджера и посчитать клики
Возьмём живую заявку и пройдём по ней от входа до первого действия — так, как это делает менеджер.
- Сколько экранов надо открыть, чтобы увидеть заявку.
- На каком шаге человек уходит в чат или в почту.
- Какие пункты меню он не открывал ни разу.
По итогу сократим меню под роль и оставим один путь к действию.