01 / Ситуация
Список стал чище.
Клиент стал «короче».
На одной карточке лежали звонки и файлы, на другой продолжалась работа. Лишнюю запись удалили, рассчитывая оставить единую историю. Но связи удалённого контакта в оставшийся не перешли.
Руководитель теперь видит меньше разговоров, чем было на самом деле. Проверять такую чистку только по числу карточек нельзя: важно, что произошло со сделками, задачами и коммуникациями.
02 / Граница решения
Сначала связи,
потом одна карточка
Удаление
Убирает карточку, но не выполняет за сотрудника перенос её истории. Ожидать автоматического объединения здесь нельзя.
Объединение
Должно сохранять коммуникации, сделки, задачи, файлы, поля и согласованного ответственного в главной записи.
Порядок проверяем на средствах конкретного портала. Отдельно определяем, что делать со спорными значениями: одинаковый телефон ещё не даёт оснований молча заменить остальные поля.
03 / Подход
Разобрать пару до чистки
Собрать карту связей
Смотрим обе карточки и выписываем, где находятся разговоры, открытые сделки, поручения и вложения. Выбираем главную запись по содержанию, а не только по дате.
Согласовать конфликтующие поля
Сравниваем телефон, остальные сведения и ответственного. Значение, достоверность которого не установлена, оставляем на проверку вместо безусловной перезаписи.
Проверить сохранение истории
После согласованного объединения сверяем связи с исходным перечнем. Затем проверяем повторное обращение, чтобы прежний вариант номера не создал ещё один дубль.
04 / Нюансы
Причину дублей
тоже нужно устранить
Разный вид телефона
Пробелы или запись через восьмёрку могут разделять один номер. Согласуем единое представление и проверяем сопоставление на входе.
Карточку уже удалили
Не выдаём повторное создание контакта за восстановление звонков и файлов. Сначала выясняем, какие связи сохранились и какие средства восстановления доступны.
Дубли компаний
У организации дополнительно расходятся счета и оплаты. Этот маршрут разобран отдельно: контрагента завели второй раз.
05 / Первый шаг
Один номер
и обе его истории
Возьмём пару контактов, которую ещё не удаляли. Проверим, что потеряется при простой чистке и что должно остаться после объединения.
- Обе карточки с полями и ответственными.
- Сделки, звонки, задачи и файлы каждой записи.
- Пример повторного обращения на тот же номер.
На этой паре определим безопасный порядок, проверку результата и правила предотвращения новых дублей.